Obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy spoczywa na pracodawcach, którzy zatrudniają chociażby jednego pracownika na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z zawartymi informacjami, z kart zostanie wypłacona należność każdemu pracownikowi. Warto więc zadbać o konkretną i prostą formę prowadzenia karty ewidencji czasu pracy. Czym jest karta ewidencji czasu pracy? Co powinna zawierać? Dowiedz się z artykułu.
Czym jest karta ewidencji czasu pracy?
Karta ewidencji czasu pracy to dokument służący do rejestrowania czasu przepracowanego przez pracowników w określonym przedziale czasowym. Jest to narzędzie, które pomaga pracodawcom monitorować obecność pracowników oraz ich aktywność w miejscu pracy. Karta ewidencji czasu pracy może przyjmować różne formy, w zależności od preferencji i potrzeb danego przedsiębiorstwa.
Prawo odnosi się do tego terminu w art. 149 Kodeksu pracy.
Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy?
Pracodawca ma wiele obowiązków względem swoich pracowników. Karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać kluczowe informacje, dotyczące czasu przepracowanego przez pracownika. Istnieją obowiązkowe elementy, które powinny być na niej uwzględnione:
Dane pracownika
- imię i nazwisko,
- numer identyfikacyjny pracownika np. numer PESEL.
Okres rozliczeniowy
- miesiąc, tydzień lub inny okres, dla którego jest prowadzona ewidencja.
Data
- data rozpoczęcia i zakończenia okresu rozliczeniowego.
Dni tygodnia
- nazwy dni tygodnia.
Godziny pracy
- czas rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia,
- suma godzin przepracowanych każdego dnia w tym nadgodziny,
- razem godzin przepracowanych w danym okresie.
Rodzaje pracy
- oznaczenia dla różnych rodzajów pracy np. nadgodziny, praca w nocy, jeśli są stosowane.
Urlopy, zwolnienia, inne nieobecności
- informacje o dniach urlopu, zwolnienia lekarskiego lub innych nieobecnościach.
Podpisy
- podpis pracownika potwierdzający zgodność z wpisanymi danymi,
- podpis przełożonego lub osoby odpowiedzialnej za sprawdzanie czasu pracy.
Uwagi
- miejsce na ewentualne uwagi dotyczące danego dnia lub tygodnia pracy,
- czas pracy młodocianego pracownika przy pracach wykonywanych w celu odbycia przez przygotowania zawodowego.
W jakiej formie karta ewidencji czasu pracy?
Najbezpieczniejszą formą jest forma elektroniczna. Karta ewidencji czasu pracy może zostać sporządzona w systemie e-Pracownicy, który jest w pełni przystosowany do automatycznego generowania:
- kart pracy,
- listy obecności pracowników.
Jedną z wielu funkcji systemu e-Pracownicy jest generator kart pracy. Pracownik ma możliwość przejrzystego dostępu do w pełni wygenerowanej karty pracy w swoim panelu. Powyższy system posiada również czytelny dostęp do pełnych informacji oraz możliwość podsumowania w łatwy sposób całego poprzedniego miesiąca.
Wygenerowanie karty pracy to zaledwie kilka prostych kliknięć.
System pomaga również w wielu innych aspektach tj. automatyczne przypomnienia o badaniach lekarskich pracowników, które są obowiązkowe zgodnie z polskim prawem.
Lista obecności a karta ewidencji czasu pracy
Pracodawcom zdarza się zapominać, że lista obecności a karta ewidencji czasu pracy to dwa różne dokumenty. Lista obecności potwierdza jedynie obecność pracownika w miejscu pracy oraz nie jest obowiązkowa względem prawa.
Podsumowanie
Należy zaznaczyć, że szczegółowość karty ewidencji czasu pracy może się różnić w zależności od przepisów krajowych. Dlatego też zaleca się dostosowanie dokumentu do konkretnych wymagań prawa danego kraju. Dodatkowo coraz częściej korzysta się z elektronicznych systemów do ewidencji czasu pracy, które automatyzują ten proces i pozwalają na bardziej precyzyjne monitorowanie czasu pracy pracowników. Warto zdecydować się na w pełni intuicyjny i bezpieczny system do generowania karty ewidencji czasu pracy.