Lista obecności pracowników to dokument kadrowy, który pomaga pracodawcom w weryfikacji godzin rozpoczęcia oraz zakończenia pracy kadry pracowniczej. Chociaż jej forma nie jest ściśle określona przez Kodeks pracy, to służy do właściwego rozliczenia wielu elementów, związanych z zatrudnieniem pracowników. Z poniższego artykułu dowiesz się, czy lista obecności pracownika jest obowiązkowa oraz co powinna zawierać, by móc odpowiednio spełniać swoją funkcję.
Co powinna zawierać lista obecności
W pierwszej kolejności warto podkreślić, że listy obecności pracowników nie należy mylić z ewidencją czasu pracy. Ewidencja czasu to całościowe działanie pracodawcy, które obejmuje wyliczenie prawidłowego wynagrodzenia pracowników oraz sprawdzenie, czy pracownicy przestrzegają przepisów dotyczących czasu pracy. Lista obecności pracowników to natomiast jeden z bardzo ważnych elementów ewidencji czasu pracy i tak należy ją traktować.
Lista obecności pracowników powinna zawierać dane, takie jak:
- imię oraz nazwisko pracownika,
- datę,
- stanowisko,
- godzinę rozpoczęcia pracy,
- godzinę zakończenia pracy,
- łączną liczbę godzin pracy w danym dniu,
- podpis pracownika,
- podpis przełożonego,
- sumę godzin pracy w miesiącu.
Do listy obecności można dodać również inne pola, jak np. pole na notatki lub inne informacje, które są potrzebne pracodawcy. Jednak nawet w tym przypadku listy obecności nie będą zawierać wszystkich potrzebnych informacji w porównaniu do kart ewidencji czasu pracy.
Czy lista obecności pracowników jest obowiązkiem pracodawcy?
Kodeks pracy mówi o prawach i obowiązkach pracodawcy, w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy. Nie określa jednak, w jaki sposób pracownik ma potwierdzić swoją obecność w pracy. Oznacza to, że pracodawca może przyjąć dowolny sposób potwierdzania przybycia do pracy pracownika. Najlepiej jednak, by pracodawca jasno określił sposób potwierdzenia i żeby taka informacja znalazła się w regulaminie pracy. Warto podkreślić, że prowadzenie listy obecności pracowników może znacznie ułatwić ewidencjonowanie czasu pracy oraz pomoże uniknąć nieporozumień.
Lista obecności pracowników w formie elektronicznej czy papierowej?
Częstym dylematem przedsiębiorstw decydujących się na wprowadzenie list obecności pracowników jest ich forma. Taka lista może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Niektóre firmy wciąż decydują się na tradycyjny obieg dokumentów, jednak rozwijająca się technologia i przyspieszająca pracę automatyzacja sprawia, że obecnie większość firm decyduje się na wprowadzenie elektronicznych list obecności pracownika. Na rynku są różne oprogramowania oraz systemy, które zapewniają proste i szybkie prowadzenie list obecności. Przykładem jest moduł ,,Generowanie zaświadczeń, list obecności i kart pracy’’ w systemie e-Pracownicy. Dzięki niemu pracownicy, jak i pracodawca mają przejrzysty dostęp do w pełni wygenerowanej i przygotowanej w znacznie krótszym czasie listy obecności.
Lista obecności pracowników a RODO
Pracodawcy muszą również pamiętać o rozporządzeniu RODO. Listy obecności pracowników nie mogą zawierać żadnych informacji wrażliwych. Do takich zalicza się np. powód nieobecności pracownika w pracy. Nie wolno zatem przetwarzać danych osobowych, które wskazują faktyczną przyczynę nieobecności pracownika. Listy obecności służą tylko i wyłącznie do ustalenia czasu pracy i obecności pracownika w pracy.