W przedsiębiorstwach często zdarza się, że pracownik podejmuje decyzje o rozstaniu z zespołem i szuka nowej ścieżki kariery. Takie rozstania mogą mieć wiele czynników głównych jak i pobocznych. Gdy pracownik lub pracodawca zdecyduje się na pożegnanie to pojawia się czas na proces rozstaniowy. Czym jest i na czym polega offboarding? Dlaczego proces odejścia jest tak samo ważny jak proces wdrożenia? Przeczytasz o tym w artykule poniżej.
Czym jest offboarding?
Jest to proces przeciwstawny do wdrożenia pracownika, czyli onboardingu. Polega on na przygotowaniu wszystkiego, co jest niezbędne, do odejścia pracownika z firmy. Każdy zdaje sobie sprawę z tego, że etap wdrożenia nowego członka załogi jest niezwykle ważny, ale mało kto zwraca uwagę na istotę przygotowania procesu pożegnalnego.
Cały proces offboardingu jest zależny również od wewnętrznych zasad i wartości, jakimi kieruje się organizacja. Przykładem może być firma, która opiera się na tradycjach, długoletniej współpracy i rodzinnej atmosferze. Tutaj moment odejścia nigdy nie kończy się na zabraniu rzeczy i podpisaniu kilku papierków. Taka firma posiada nie tylko tradycję w prowadzeniu działalności, ale również pracy wewnętrznej, a to oznacza, że przeprowadzi cały proces offboardingu w sposób zaplanowany.
W proces planowania offboardingu wchodzi:
- poinformowanie reszty zespołu,
- uporządkowanie i przekazanie obowiązków,
- sprzątnięcie swojego miejsca pracy,
- rozliczenie się ze służbowych rzeczy,
- rozmowa końcowa,
- oficjalne pożegnanie.
W korporacji zazwyczaj wygląda to zupełnie inaczej. W takiej organizacji nie ma offboardingu, a pożegnanie występuje w formie napisania krótkiego maila i oddania służbowych rzeczy. Objawia się tak, ponieważ w tego typu firmach jest ogromna rotacja, przez co większość pracowników nie miała okazji się poznać.
Jak przekazać obowiązki?
Przekazanie obowiązków wydaje się czymś prostym i szybkim. Jest to bardzo mylne myślenie, ponieważ powinno posiadać swój indywidualny plan.
Plan przekazania obowiązków przy offboardingu to m.in.:
- ustalenie kto przejmuje obowiązki,
- zaplanowanie spotkania,
- przedstawienie zadań i projektów,
- nadanie priorytetów,
- przekazanie narzędzi do pracy,
- przeszkolenie nowego pracownika.
Sytuacja wygląda o wiele prościej z punktu widzenia pracownika, gdy nie ma nowej osoby na zastępstwo. Z planu odchodzi część punktów, a pozostaje jedynie przedstawienie zadań i nadanie priorytetów. Reszta zostaje po stronie pracodawcy lub kierownika. To on będzie musiał wykonać resztę zadań z nowym pracownikiem.
Automatyzacja procesu offboarding
Żyjemy w czasach, gdzie automatyzacja jest często stawiana na pierwszy plan i stosowana w większości organizacji. Proces offboardingu to przemyślana śnieżka, która posiada już wcześniej określone procedury. Automatyzacja wprowadza porządek i powoduje, że inni pracownicy nie odczuwają braku dodatkowej osoby. Istotne jest, aby przedsiębiorstwo pracowało bezproblemowo oraz bez zakłóceń.
Procesy, które zazwyczaj poddaje się automatyzacji:
- harmonogram działań,
- zadania kierownika,
- spotkania w trakcie procesu,
- rozmowy z pracownikami.
Wszystko to jest bardzo ważne, aby cały proces przeszedł pomyślnie dla obu stron. Dzieje się tak, ponieważ pracownik może stresować się odejściem tak samo jak wdrożeniem. Dla dobra ogółu istotne jest zadbanie o tę sferę.
Ostatni dzień pracy-jak powinien wyglądać?
Dobry proces offboardingu bierze pod uwagę plan ostatniego dnia pracy. Załatwiamy w tym dniu zazwyczaj sprawy administracyjne, czyli zwrot sprzętu, uprzątnięcie miejsca pracy i zabranie osobistych rzeczy. Jednak tutaj znajduję się również miejsce na ostatnie podsumowujące rozmowy, pożegnanie i zamknięcie wszystkich spraw. Warto wziąć pod uwagę zapewnienie pełnego komfortu osobie odchodzącej.
Dobrą decyzją będzie zwołanie całego zespołu na uroczyste pożegnanie i złożenie życzeń osobie, która kończy pracę w naszym przedsiębiorstwie. Skupienie się na dobrej opinii po zakończeniu współpracy może owocować w przyszłości.