W każdej firmie powinny być działy, które rozdzielają stanowiska oraz cały zespół. Dział w firmie jest elementem struktury organizacji firmy, będący jasno określonym aspektem zazwyczaj już na samym początku powstawania przedsiębiorstwa. Podział pracowników będzie owocował poprzez lepsze zarządzanie pracą, spokojną koordynację oraz jasno rozdzielone zadania. Po co tworzyć działy w przedsiębiorstwie? Czym jest struktura organizacyjna firmy? Przeczytaj artykuł.
Czym jest struktura organizacyjna firmy?
Podstawowymi elementami struktury organizacji firmy są regulaminy, opisy stanowisk i schematy, jakimi podąża firma. Jest to również układ stanowisk w działalności, który określa kto konkretnie:
- zleca zadania,
- wykonuje zadania,
- kontroluje zadania.
Struktura bywa wykorzystywana do różnych celów, w różnym okresie. Może ona pomóc w organizacji regulaminów, obiegu faktur, czy procesów wewnątrz firmy. Jest tworzona poprzez poszczególne działy lub stanowiska w przedsiębiorstwie. Buduje także proces zarządzania i określa konkretne powiązania:
- kto z kim powinien się kontaktować,
- jak wygląda przekierowanie obowiązków,
- kto powinien kontrolować zadania,
- kto jest odpowiedzialny za stawianie celów.
Jakie są rodzaje struktur organizacyjnych?
Istnieje kilka rodzajów struktur, które wykorzystuje się w organizacjach. Między innymi możemy wyodrębnić poniższe struktury:
Struktura prosta
Struktura ta posiada wiele nazw m.in. liniowa i pionowa. Ten rodzaj struktury bywa często spotykany w organizacji hierarchicznej, dlatego może nosić również nazwę klasycznej struktury. Polega ona na tym, iż na czele stoi dyrektor, który zarządza kierownictwem. Ono z kolei zarządza pracownikami, będącymi w poniższej linii struktury.
Struktura sztabowo-liniowa
Ta struktura z kolei łączy ze sobą rodzaj prosty (liniowy) oraz osobno sztabowy, czyli komórek sztabowych, które podążają obok prostej struktury. Zadaniem komórek sztabowych jest wsparcie kierownictwa w organizacji procesów.
Struktura funkcjonalna
Jeżeli mówimy o funkcjonalnej strukturze, to należy podkreślić, że jej nazwa nie wzięła się bez przyczyny. Jest to bardzo wygodny rodzaj, ponieważ podzielony na działy. Dyrektor jest na czele grupy, ale dalsza część zespołu została podzielona na konkretne zespoły tzw. działy. Jest to najwygodniejsza struktura, na którą decyduje się większość firm.
Struktura problemowa
Problemowy rodzaj struktury posiada taką nazwę, ponieważ bywa dość trudny i może nieść za sobą wiele komplikacji. Polega głównie na tym, iż pracownik odpowiada zarówno przed kierownikiem projektu, jak i kierownikiem zespołu. Pracownik ma za zadanie wiedzieć, z czym powinien się zwrócić, do jakiego kierownika. Przy niektórych organizacjach może być to kłopot, ponieważ między kierownictwem oraz pracownikami nie powinno być żadnych nieporozumień, co niestety jest trudne do wypracowania.
Tworzenie działu w firmie
Stworzenie działu w przedsiębiorstwie może odbyć się zarówno na początku drogi, jak i w późniejszych etapach. Jednak ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z tego, że im później podejmiemy decyzje o stworzeniu działów, tym trudniej będzie je stworzyć.
Jeżeli podejmiemy decyzje o stworzeniu działów, to musimy zacząć od konkretnych kroków:
- zdefiniowanie ról,
- plan obowiązków,
- kanały komunikacji,
- wybór jednostek organizacji.
Po przeprowadzeniu analizy wszystkich powyższych tematów i przepracowaniu ich przychodzi czas na podjęcie się stworzenia tych działów. Tym procesem powinien zająć się dyrektor i kierownik działu. Pamiętajmy w tym momencie również o pracownikach będących na długim urlopie wypoczynkowym lub macierzyńskim. Po tym wszystkim przychodzi czas na ogłoszenie nowej struktury, która będzie działać w konkretnym przedsiębiorstwie.
Podsumowanie
Podsumowując, każda firma powinna mieć indywidualne podejście do swojej działalności. Firmy będące w jednej branży mogą mieć różne patrzenie na przyszłość i posiadać inny plan działania, przez to powinna zostać dobrana odpowiednia struktura. Dobrym pomysł będzie również zatrudnienie osoby, która zna się doskonale na budowaniu struktury organizacji i pomoże w podjęciu pierwszych założeń oraz ustaleniu planów.