W momencie, gdy z sukcesem zostanie zakończony proces rekrutacji, to pojawia się czas na preonboarding. Jest to cała organizacja przed wdrożeniem nowej osoby do firmy. Możemy ją nazwać jedną z kilku definicji boardingu, która skupia się na okresie oczekiwania na rozpoczęcie pracy przez nowego członka załogi. Na czym polega preonboarding? Jakie są etapy preonboardingu? Przeczytasz o tym w artykule poniżej.
Preonboarding-na czym polega?
Preonboarding (z ang. wejście na pokład) to etap przed onboardingiem, czyli czas od momentu zakończenia rekrutacji, aż do pierwszego dnia w pracy nowego pracownika. Wejście na pokład nowej osoby może trwać kilka dni, do nawet trzech miesięcy. Zależne jest to od tego, czy pracownik ma wiążącą umowę z poprzednią firmą. Jeżeli przyjmujemy osobę, która z dnia na dzień może zacząć pracę w nowej organizacji, to sytuacja jest klarowna. W momencie, gdy pracownik jest na wypowiedzeniu umowy to preonboarding trwa tak długo, jak trwa wypowiedzenie.
Preonboarding – dlaczego jest ważny?
Okres przed samym wdrożeniem jest ważny z racji, że przygotowuje wszystkie ważne aspekty do udanego pierwszego dnia pracy, czyli rozpoczęcia onboardingu. W ostatnich latach pracodawcy poczuli istotę przygotowania się do wdrożenia. Dopiero od niedawna pojawiają się informacje o tym, jak bardzo istotny jest temat przed wdrożeniem. Przygotowuje on wszystkich do samego wdrożenia poprzez kilka etapów.
Preonboardingu – jakie są etapy?
Etapy preonboardingu tak samo jak onbordingu, czy też offboardingu są ruchome i zależne od upodobań organizacji. Proces przed wdrożeniem, można podzielić na kilka najczęstszych etapów:
Rozmowa powitalna
Jest to pierwsza rozmowa po zakończonej rekrutacji. Polega ona na podziękowaniu pracownikowi za udaną rekrutację i przedstawienie kolejnych kroków. Okres od tego etapu do kolejnego, będzie trwał tak długo, aż pracownik nie zakończy umowy z poprzednim przedsiębiorstwem.
Podpisanie umowy i innych dodatkowych dokumentów
Ten etap to podstawa do rozpoczęcia kolejnych kroków. Podpisanie umowy w dwóch egzemplarzach wiąże się również z wypełnieniem innych ważnych dokumentów tj.:
- aneksy do umowy,
- dokumenty księgowe,
- kwestionariusz osobowy,
- klauzula poufności,
- klauzula o przetwarzaniu danych osobowych,
- wniosek ubezpieczeniowy.
Mogą pojawić się również dodatkowe dokumenty, w zależności od organizacji, jaką posiada przedsiębiorstwo i zmian prawnych. Cały proces podpisywania może odbyć się zdalnie, jeżeli pracownik dysponuje podpisem zaufanym.
Zapoznanie się z regulaminem firmy
Ten krok pojawia się dopiero po podpisaniu umowy, ponieważ regulaminy są dokumentem wewnętrznym i żadne przedsiębiorstwo nie chciałby, aby wgląd do niego miały osoby niezwiązane z firmą. Po przeczytaniu regulaminu należy podpisać dokument o zapoznaniu się z nim i złożenie deklaracji o niełamaniu zasad panujących w firmie.
Skierowanie na badania
Jest to istotny etap, ponieważ pokaże on czy dana osoba może pracować w danym zawodzie. Zdrowie jest bardzo ważne, dlatego badania lekarskie w Medycynie Pracy są obowiązkiem prawnym. Wykonuje się je krótko przed rozpoczęciem pracy.
Przedstawienie kierownika lub osoby nadzorującej
Ideą tego kroku, jest zapoznanie pracownika z jego przyszłym kierownikiem lub liderem. Jest to aspekt o tyle istotny, że pracownik będzie wiedział do kogo się odezwać w razie pytań, nie angażując pracodawcy lub rekrutera.
Przekazanie sprzętu służbowego, oraz innych rzeczy
Przekazanie rzeczy zazwyczaj odbywa się w pierwszym dniu pracy, natomiast warto przestawić tę czynność na co najmniej 3 dni przed rozpoczęciem pracy. Daje to możliwość zapoznania się ze sprzętem, lub ubraniami przez nowego pracownika. Ma to na celu zgłoszenie ewentualnych problemów jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Przykładem może być za mały rozmiar ubrań, lub niedziałający sprzęt.
Przedstawienie planu dnia
Dotyczy to pierwszego dnia w pracy, podczas którego zacznie się wdrożenie, czyli onboarding. To właśnie podczas tego procesu, nowy pracownik pozna m.in. nową załogę i jej organizację pracy. Ten krok jest często 3-4 dni przed rozpoczęciem pracy. Celem tego jest zapoznanie pracownika z tym co go czeka i jak będzie wyglądał proces wdrożeniowy.