ELEKTRONICZNE TECZKI
Papierowa dokumentacja to w dzisiejszym świecie nowych technologii zdecydowanie strata czasu i miejsca. Wirtualne przechowywanie akt podnosi poziom wygody codziennej pracy oraz zapewnia oszczędność czasu na wielu płaszczyznach. Obowiązek prowadzenia akt pracowników wymaga od pracodawcy dużej skrupulatności, a elektroniczne teczki z dokumentami znacznie usprawnią procesy kadrowe.
CYFROWA WERSJA AKT PRACOWNICZYCH
Dodatkowym atutem cyfrowej wersji dokumentacji jest okres jej przechowywania. Pracodawca zobligowany jest do przechowywania dokumentów papierowych pracownika przez 50 lat, natomiast w przypadku elektronicznych akt okres ten jest skrócony do 10 lat. Prowadzenie e-teczek pracowniczych to niezwykła poprawa jakości pracy działów kadr. Dzięki elektronicznej wersji, akta są bardziej dostępne dla pracowników, a czas wyszukiwania jest niewątpliwie dużo krótszy. Wszystkie dokumenty są bezpiecznie przechowywane online, zamiast zajmowania miejsca na półkach, co likwiduje ryzyko związane z ich zniszczeniem bądź zgubieniem. Archiwizacja online to gwarancja zabezpieczenia przed wyciekami danych pracowników.
WYGODA ZGODNA Z PRZEPISAMI
Od stycznia 2019 roku, pracodawcy mogą wybrać system akt pracowniczych realizowany wyłącznie w formie e-teczek. Takie rozwiązanie pozwala na zoptymalizowanie pracy działów kadrowych. Dokumenty pracowników zgodne są z wersją tradycyjną, papierową – składają się z czterech części (A, B, C i D):
- Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie – między innymi są to dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe czy świadectwa ukończenia szkół,
- Część B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia – przede wszystkim są to umowy o pracę oraz szkolenia podnoszące kwalifikacje pracownika,
- Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia – są to między innymi dokumenty dotyczące rozwiązania umowy, wypowiedzenia czy kopia świadectwa pracy,
- Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika kar – dokumenty dotyczące ponoszenia odpowiedzialności.
UPORZĄDKOWANA DOKUMENTACJA
Z perspektywy czasu e-teczki dają możliwość zmniejszenia kosztów generowania dokumentów firmy czy nakładów czasowych pracowników w dziale HR. Zaawansowany technologicznie system elektronicznej dokumentacji ułatwia pracę i umożliwia bezbłędne prowadzenie akt pracowniczych. Porządek zapewni również zgodność z najnowszymi przepisami prawnymi dotyczącymi RODO bądź przechowywania danych pracowników.
E-teczki to przyszłość zarządzania. Z wyjątkiem optymalizacji pracy działów kadrowych czy obniżenia kosztów, elektroniczne teczki przynoszą wiele korzyści:
- chronologiczne przechowywanie dokumentów,
- sprawny i wygodny dostęp do wszystkich informacji,
- oszczędność papieru i miejsca przeznaczonego na przechowywanie dokumentacji
- wysoka jakość przechowywania akt – nawet po wielu latach dokumenty pozostają w niezmienionej formie
- czytelna baza danych
Dzięki systemowi e-teczki cała dokumentacja związana z pracownikami nie będzie sprawiać problemu. Gotowe moduły znacząco usprawnią codzienne czynności, a wszystkie procesy kadrowe będą bardziej efektywne. Każdy dokument jest skrupulatny i bezpiecznie przechowywany. Wybierz ekologiczne rozwiązanie dla swoich kadr!