ELEKTRONICZNE TECZKI

Papierowa dokumentacja to w dzisiejszym świecie nowych technologii zdecydowanie strata czasu i miejsca. Wirtualne przechowywanie akt podnosi poziom wygody codziennej pracy oraz zapewnia oszczędność czasu na wielu płaszczyznach. Obowiązek prowadzenia akt pracowników wymaga od pracodawcy dużej skrupulatności, a elektroniczne teczki z dokumentami znacznie usprawnią procesy kadrowe.

elektroniczne teczki pracownicze

CYFROWA WERSJA AKT PRACOWNICZYCH

Dodatkowym atutem cyfrowej wersji dokumentacji jest okres jej przechowywania. Pracodawca zobligowany jest do przechowywania dokumentów papierowych pracownika przez 50 lat, natomiast w przypadku elektronicznych akt okres ten jest skrócony do 10 lat. Prowadzenie e-teczek pracowniczych to niezwykła poprawa jakości pracy działów kadr. Dzięki elektronicznej wersji, akta są bardziej dostępne dla pracowników, a czas wyszukiwania jest niewątpliwie dużo krótszy. Wszystkie dokumenty są bezpiecznie przechowywane online, zamiast zajmowania miejsca na półkach, co likwiduje ryzyko związane z ich zniszczeniem bądź zgubieniem. Archiwizacja online to gwarancja zabezpieczenia przed wyciekami danych pracowników.

WYGODA ZGODNA Z PRZEPISAMI

Od stycznia 2019 roku, pracodawcy mogą wybrać system akt pracowniczych realizowany wyłącznie w formie e-teczek. Takie rozwiązanie pozwala na zoptymalizowanie pracy działów kadrowych. Dokumenty pracowników zgodne są z wersją tradycyjną, papierową – składają się z czterech części (A, B, C i D):

  • Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie – między innymi są to dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe czy świadectwa ukończenia szkół,
  • Część B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia – przede wszystkim są to umowy o pracę oraz szkolenia podnoszące kwalifikacje pracownika,
  • Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia – są to między innymi dokumenty dotyczące rozwiązania umowy, wypowiedzenia czy kopia świadectwa pracy,
  • Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika kar – dokumenty dotyczące ponoszenia odpowiedzialności.

UPORZĄDKOWANA DOKUMENTACJA

Z perspektywy czasu e-teczki dają możliwość zmniejszenia kosztów generowania dokumentów firmy czy nakładów czasowych pracowników w dziale HR. Zaawansowany technologicznie system elektronicznej dokumentacji ułatwia pracę i umożliwia bezbłędne prowadzenie akt pracowniczych. Porządek zapewni również zgodność z najnowszymi przepisami prawnymi dotyczącymi RODO bądź przechowywania danych pracowników.

E-teczki to przyszłość zarządzania. Z wyjątkiem optymalizacji pracy działów kadrowych czy obniżenia kosztów, elektroniczne teczki przynoszą wiele korzyści:

  • chronologiczne przechowywanie dokumentów,
  • sprawny i wygodny dostęp do wszystkich informacji,
  • oszczędność papieru i miejsca przeznaczonego na przechowywanie dokumentacji
  • wysoka jakość przechowywania akt – nawet po wielu latach dokumenty pozostają w niezmienionej formie
  • czytelna baza danych

Dzięki systemowi e-teczki cała dokumentacja związana z pracownikami nie będzie sprawiać problemu. Gotowe moduły znacząco usprawnią codzienne czynności, a wszystkie procesy kadrowe będą bardziej efektywne. Każdy dokument jest skrupulatny i bezpiecznie przechowywany. Wybierz ekologiczne rozwiązanie dla swoich kadr!