W ostatnich latach bardzo popularne stało się przechowywanie dokumentów wirtualnie, a nie na półkach w biurze. Powyższa moda pojawiła się za sprawą ekologii, ale przede wszystkim zwiększonej świadomości dotyczącej bezpieczeństwa danych. Przechowywanie danych w chmurze pozwala na odzyskanie ich nawet po zniszczeniu sprzętu w przeciwieństwie do papieru. Co oznacza elektroniczna dokumentacja? Jakie są korzyści z posiadania dokumentów w formie elektronicznej? Dowiesz się z artykułu.
Co oznacza elektroniczna dokumentacja?
Elektroniczna dokumentacja odnosi się do przechowywania, zarządzania i udostępniania dokumentów w formie cyfrowej, zamiast w tradycyjnej formie papierowej. Obejmuje to różne rodzaje dokumentów, takie jak raporty, faktury, kontrakty, zdjęcia, pliki, prezentacje, oraz inne rodzaje informacji, które można zapisywać elektronicznie.
Do pracodawcy należy pełna decyzja, w jaki sposób przechowuje się dokumentację pracowniczą i czy e-teczki, to najlepszy wybór dla danej firmy.
Elektroniczna dokumentacja ma wiele korzyści w porównaniu z tradycyjnymi dokumentami papierowymi. Ważne jest aby pamiętać o tym, że przy przechowywaniu dokumentów elektronicznie musimy dostosować się do regulacji prawnych.
Korzyści z posiadania dokumentów w formie elektronicznej
Istnieje wiele powodów, dla których warto zdecydować się na przechowywanie dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej:
Łatwy dostęp do informacji
Elektroniczne teczki umożliwiają szybki dostęp do danych pracowniczych z dowolnego miejsca, o każdej porze dnia. Nie trzeba przeszukiwać papierowych dokumentów, co zwiększa efektywność pracy.
Bezpieczeństwo danych
Elektroniczne teczki pracownicze mogą być zabezpieczone różnymi poziomami dostępu, co pomaga chronić poufne informacje. Ważne, aby wybrany system był zgodny z obowiązującym RODO.
Usprawniona współpraca
Dzięki elektronicznym teczkom pracowniczym łatwiej jest dzielić się informacjami między różnymi działami czy zespołami. Współpraca nad dokumentami staje się bardziej płynna, co z kolei poprawia efektywność pracy zespołowej.
Oszczędność miejsca
Elektroniczne teczki eliminują potrzebę przechowywania ogromnych ilości papierów, co pozwala zaoszczędzić miejsce w biurze. Dodatkowo zmniejsza to koszty związane z zakupem, przechowywaniem i utrzymaniem papieru, jak i ewentualnych segregatorów.
Łatwiejsza aktualizacja
Elektroniczne teczki pozwalają na szybkie wprowadzanie zmian i aktualizacji do dokumentów pracowniczych. W przypadku tradycyjnych teczek konieczne jest drukowanie nowych wersji, co może być czasochłonne. Przy posiadaniu dokumentacji w formie papierowej pojawi się również konieczność szukania konkretnych arkuszy, które mogą podlegać koniecznej aktualizacji. Korzystając z elektronicznej dokumentacji, takie poszukiwanie docelowych akt jest znacznie prostsze i szybsze.
Zintegrowane rozwiązania
Elektroniczne teczki pracownicze mogą być częścią zintegrowanych systemów zarządzania personelem, co ułatwia śledzenie czasu pracy, zarządzanie wynagrodzeniem oraz ocenianie pracowników.
Przyjazne dla środowiska
Warto ograniczyć zużycie papieru nie tylko ze względu na oszczędność, ale również pod kątem ekologii. Zrezygnowanie z dużej ilości papieru będzie bardzo korzystne zarówno dla planety, jak i zajmowanego miejsca na półkach w biurze.
Dokumenty pracownicze w formie e-teczki
Bardzo ważne jest zrozumienie istoty posiadania dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej (e-teczki). Gdy takie zrozumienie pojawi się, to warto podjąć decyzję o wyborze odpowiedniego narzędzia, które z pewnością będzie zabezpieczać powyższe dane, a dodatkowo pozwoli na posiadanie wszystkiego pod ręką.
Takim narzędziem jest system e-Pracownicy, który posiada sześć modułów. Jednym z nich jest możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.
Dzięki modułowi e-teczki cała dokumentacja związana z pracownikami nie będzie sprawiać problemu. Gotowe moduły znacząco usprawniają codzienne czynności w dziale HR, a wszystkie procesy kadrowe są znacznie efektywniejsze. Zawarte w e-teczkach pracowniczych akta osobowe są bezbłędnie prowadzone i dobrze zabezpieczone, zawsze zgodnie z prawem.
Co wchodzi w skład e-teczek?
- Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o pracę tzw. CV,
- Część B – dokumenty związane z umowami oraz informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika,
- Część C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.
Dodatkowo dane są bezpiecznie przechowywane i spełniają wymogi rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO. Już dziś przetestuj za darmo system e-Pracownicy i pozwól swojej firmie na oszczędność czasu oraz pełne bezpieczeństwo dokumentów!
Podsumowanie
E-teczki pracownicze pozwalają na bardziej efektywne, bezpieczne i zrównoważone zarządzanie dokumentacją pracowniczą, przyczyniając się do usprawnienia procesów w firmie. Każdy rodzaj usprawnień przyczynia się również do zaoszczędzenia ogromnej ilości czasu, który można poświęcić na wiele innych ważnych zadań. Oszczędność czasu to jedna z podstawowych zalet narzędzia e-Pracownicy.