Przedsiębiorstwo po zakończeniu udanej rekrutacji wybiera pracownika, a następnie przygotowuje dla niego dokumenty, które są wymagane przez prawo pracy. Istnieją dwa rodzaje dokumentów: obowiązkowe, czyli te, których wymaga prawo, oraz wewnętrzne – wymagane przez przedsiębiorstwo. Co wchodzi w skład dokumentów obowiązkowych? Czy nowy pracownik musi podpisać wszystkie dokumenty? Dowiesz się o tym z artykułu.
Jakie dokumenty są prawnie obowiązkowe dla nowego pracownika?
Obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie wszystkich dokumentów, które są potrzebne do wdrożenia nowego pracownika zgodnie z Kodeksem pracy.
W skład obowiązkowych papierów wchodzi:
- RODO,
- PPK,
- umowa o pracę/zlecenie,
- skierowanie lekarskie,
- kwestionariusz osobowy,
- skierowanie na szkolenie BHP.
W zależności od branży oraz przedsiębiorstwa papiery mogą się różnić.
Przed podpisaniem umowy oraz innych pism, należy pamiętać o zabraniu ze sobą: dowodu osobistego, spisu danych bankowych (numer konta, adres banku), książeczki wojskowej (jeśli ją posiadamy) oraz prawa jazdy.
Należy również pamiętać o tym, że pracodawca nie może żądać od pracownika podania innych danych niż te, które zostały omówione w art.22 Kodeksu pracy, tj.: imię/imiona i nazwisko, data urodzenia, pesel, dane kontaktowe, wykształcenie i dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, adres zamieszkania oraz numer rachunku bankowego.
Jakie dokumenty są do użytku wewnętrznego?
Przedsiębiorstwo ma prawo stworzyć dokumenty dla nowego pracownika, które zgadzają się z polskim prawem a dodatkowo są ważne dla firmy. Zazwyczaj mowa tutaj o zapoznaniu się z regulaminem, ale powinien pojawić się również:
- formularz ubezpieczeniowy,
- kodeks pracy,
- formularz bankowy.
Formularz ubezpieczeniowy zawiera podpunkt dot. możliwości dołączenia członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Ten dodatkowy zapis pojawia się tylko przy podpisywaniu umowy o pracę. Przyszły pracownik może zgłosić do ubezpieczenia:
- męża lub żonę,
- dzieci i/lub wnuki,
- rodziców,
- dziadków.
Czy nowy pracownik musi podpisać wszystkie dokumenty?
Wszystkie dokumenty powinno się wypełnić i podpisać. Natomiast jeżeli chodzi o wyrażenie zgody, to nie dotyczy to wszystkich dokumentów. Przykładem może być PPK – Pracownicze Plany Kapitałowe, które pracownik musi wypełnić natomiast nie musi wyrazić zgody na dołączenie.
Przedsiębiorca przygotowuje wszystkie dokumenty przed 1 dniem pracy. To właśnie w tym momencie zaczyna się preonboarding. Dokumenty mogą zostać przekazane elektronicznie lub fizycznie w formie papierowej.
Gdzie zgłosić nieprawidłowe dokumenty?
W sytuacji gdy zobaczymy, że dokumentacja jest nieprawidłowa, możemy podjąć się zgłoszenia tego faktu. Takimi sytuacjami zajmuje się PIP – Państwowa Inspekcja Pracy. Zgłoszenie nieprawidłowości w dokumentacjami jest istotne, ponieważ pomoże zatrzymać dalsze błędy.
Przedsiębiorca musi liczyć się z tym, że w przypadku pojawienia się nieprawidłowości może zostać na niego nałożona kara grzywny w wysokości nawet 30 000 złotych. W przypadku, gdy jest stwierdzone zagrożenie zdrowia lub życia, może zostać wydany nakaz zamknięcia firmy.