W dobie cyfryzacji, gdzie elektroniczne systemy zarządzania zasobami ludzkimi są standardem, ochrona danych pracowniczych staje się priorytetem dla firm. Pewne rozwiązania oferują szeroką gamę funkcji usprawniających procesy HR, ale wymagają także odpowiedzialnego podejścia do bezpieczeństwa danych. Jak zapewnić bezpieczeństwo danych w systemie HR? Jakie są najlepsze praktyki zabezpieczania danych osobowych pracowników? Przeczytaj artykuł, aby się dowiedzieć!
Jak zapewnić bezpieczeństwo danych w systemie HR?
Elektroniczne systemy eRCP, takie jak e-Pracownicy, przetwarzają ogromne ilości danych osobowych pracowników. Są to m.in. informacje o wynagrodzeniach, umowach, historii zatrudnienia, a często także szczegóły dotyczące zdrowia czy preferencji pracownika. Zabezpieczenie tych danych wymaga kompleksowego podejścia obejmującego zarówno aspekty techniczne, jak i organizacyjne.
Zgodność z RODO
RODO to podstawa ochrony danych osobowych w krajach UE, na którą jest stawiany nacisk. Dla systemów takich jak e-Pracownicy kluczowe jest spełnienie następujących wymogów:
- System powinien przetwarzać jedynie te dane, które są niezbędne do realizacji celów HR. Niepotrzebne informacje należy usuwać,
- Zespół musi mieć możliwość przeglądu swoich danych,
- Dane muszą być zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem.
Najlepsze praktyki zabezpieczania danych osobowych pracowników
Szyfrowanie danych
Szyfrowanie to fundament ochrony danych w systemach HR. Wszystkie informacje przesyłane w ramach systemu (np. logowanie do konta czy przesyłanie plików) powinny być zabezpieczone protokołem SSL/TLS, co gwarantuje, że dane są czytelne tylko dla uprawnionych użytkowników.
W systemie e-Pracownicy wrażliwe informacje np. numery PESEL, dane bankowe czy adresy, są przechowywane w formie zaszyfrowanej, co znacząco utrudnia ich nieuprawnione odczytanie.
Kontrola dostępu
Nie każdy użytkownik systemu HR powinien mieć dostęp do wszystkich danych. Kluczowe jest wprowadzenie zasad ograniczenia dostępu:
- Administratorzy mogą rotować dostępem pracowników do konkretnych funkcji. Przykładowo dział HR powinien widzieć pełne dane pracowników, ale dostęp kierownika do danych zespołu powinien być ograniczony,
- Systemy eRCP mogą oferować dwuskładnikowe logowanie, co zwiększa bezpieczeństwo dostępu.
Archiwizacja online i backupy
Dane w systemach HR muszą być regularnie archiwizowane. Archiwizacja online zapewnia ciągłość dostępu do informacji w przypadku awarii sprzętu lub ataku hakerskiego. Warto jednak pamiętać, że dane archiwalne również muszą być odpowiednio zabezpieczone. Najlepsze praktyki obejmują:
- Przechowywanie backupów w zaszyfrowanych lokalizacjach,
- Cykliczne testowanie kopii zapasowych w celu ewentualnego ich odtworzenia.
System e-Pracownicy zapewnia bezpieczne archiwizowanie danych w chmurze, co spełnia zarówno wymagania funkcjonalne, jak i regulacyjne.
Jakie są zagrożenia dla bezpieczeństwa danych w systemach HR?
Systemy eRCP, ze względu na ilość przetwarzanych danych, są atrakcyjnym celem dla cyberprzestępców. Dlatego niezbędne są:
- Regularne aktualizacje oprogramowania, eliminujące luki w zabezpieczeniach,
- Wdrożenie dodatkowych programów antywirusowych.
Nieuprawniony dostęp lub przypadkowe udostępnienie danych to również istotne zagrożenia. Aby je zminimalizować, należy szkolić pracowników z zakresu ochrony danych osobowych oraz ograniczyć możliwość zapisywania danych na niezabezpieczonych urządzeniach.
Dlaczego e-Pracownicy to bezpieczne rozwiązanie HR?
Narzędzie RCP e-Pracownicy zostało zaprojektowane m.in. z myślą o pełnej zgodności z RODO i innych regulacjami dotyczącymi ochrony danych. Kluczowe funkcje systemu obejmują:
- Szyfrowanie danych na poziomie transportu i przechowywania,
- Zaawansowane mechanizmy kontroli dostępu, takie jak uwierzytelnianie i zarządzanie rolami użytkowników,
- Regularną archiwizację danych w chmurze z możliwością ich szybkiego odtworzenia,
- Automatyczne usuwanie danych po upływie wymaganych okresów przechowywania, co wspiera zgodność z zasadą minimalizacji danych.
Podsumowanie
Bezpieczeństwo danych w cyfrowym HR to nie tylko wymóg prawny, ale również kluczowy element budowania zaufania w organizacji. Rozwiązania takie jak e-Pracownicy umożliwiają sprawne zarządzanie danymi pracowników, jednocześnie dbając o ich ochronę. Dzięki zabezpieczeniom, kontrolom dostępu i zgodności z RODO firmy mogą skutecznie działać na korzyść bezpieczeństwa. Warto pamiętać, że odpowiedzialne zarządzanie danymi osobowymi to inwestycja w reputację i stabilność organizacji.