W momencie zatrudnienia pracowników należy mieć na uwadze, że wiąże się z to z dużą liczbą dokumentów. Polskie prawo nakazuje każdemu pracodawcy, który zatrudnia minimum jednego pracownika do przechowywania dokumentów nawet po rozwiązaniu umowy. Mowa tutaj o papierach innych niż tylko podstawowe tj. umowy i aneksy do nich. Czym jest dokumentacja pracownicza? Jak długo należy przechowywać dokumenty pracownicze? Odpowiedzi znajdziesz w dalszej części artykułu.
Czym jest dokumentacja pracownicza?
Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników w firmie. Jest to istotna część zarządzania personelem, która ma na celu zapewnienie przestrzegania przepisów prawnych oraz uporządkowanie wszystkich informacji dotyczących pracowników, do których zalicza się:
- umowy o pracę,
- zaświadczenia o zatrudnieniu,
- informacje dotyczące warunków pracy,
- świadectwa pracy,
- ubezpieczenia społeczne.
Dokumentacja pracownicza jest ważna nie tylko dla celów administracyjnych i prawnych, ale także może służyć jako narzędzie zarządzania zasobami ludzkimi oraz wsparcie dla pracowników w ich karierze zawodowej.
Należy pamiętać iż powyższe informacje dotyczą również firm, które prowadzą zatrudnienie zdalne i odnoszą się do tzw. pracy zdalnej. W tym przypadku dokumentów jest nawet więcej.
Jakie dokumenty posiada pracodawca?
Zatrudniając się w konkretnej firmie, już na początku zostawiamy wiele dokumentów, które w następstwie pracodawca ma obowiązek przechowywać. Typowe elementy dokumentacji pracowniczej mogą obejmować dokumenty związane z:
- ubieganiem się o zatrudnienie,
- podnoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej,
- zakończeniem pracy,
- kontrolą trzeźwości pracownika.
Dokumenty związane ze stosunkiem pracy
Pracodawca ma również obowiązek prowadzenia dokumentacji, która jest związana ze stosunkiem pracy. Co ważne powinna być ona sprawowana osobno dla każdego z pracowników. Firma ma obowiązek prowadzenia konkretnych dokumentów. Wśród nich możemy wyróżnić te dotyczące:
- ubiegania się o urlop wypoczynkowy,
- wypłacanego wynagrodzenia za pracę,
- ewidencjonowania czasu pracy,
- świadczeń związanych ze stosunkiem pracy.
Jak długo należy je przechowywać?
To, jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą, jest zależne od daty zatrudnienia pracownika. Istnieją dwie ciągłości czasowe:
- 10 lat,
- 50 lat.
Jeżeli pracownik został zatrudniony 1 stycznia 2019 roku oraz później lub jeżeli zatrudnienie miało miejsce między 1999 a 2018 rokiem, to dokumentację należy przechowywać przez 10 lat. W tym drugim przypadku jest konieczność przechowywania dokumentów tylko dekadę, jeżeli zostało złożone oświadczenie i raport informacyjny do ZUS za osoby, które były zatrudnione w tym okresie.
W przypadku, gdy pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku, jego dokumentacja musi być przechowywana przez 50 lat zgodnie z aktualnie panującym prawem w RP.
Przechowywanie dokumentów w chmurze
Dla zgodności z prawem, bardzo ważny jest dobór odpowiedniego oprogramowania, które pozbawi nas konieczności posiadania wielu dokumentów w formie fizycznej. Wśród programów dostępnych na rynku, możemy wyróżnić system e-Pracownicy, który dostosowuje się do potrzeb każdej firmy.
Jest to narzędzie RCP, które składa się z 6 modułów dostosowujących się do zapotrzebowania każdej firmy. Elektroniczne teczki, czyli miejsce w chmurze na wszystkie dokumenty, stanowią jeden z modułów. Zawierają akta osobowe, takie jak część A, B czy C i są zawsze zgodne z prawem. Ważnym elementem jest to, że są one również dobrze zabezpieczone, co ma ogromny wpływ na politykę RODO.
Nie zwlekaj i sprawdź system eRCP e-Pracownicy już teraz za darmo przez 7 dni!
Uwaga! Zatrudniasz do 5 pracowników? Korzystaj za darmo przez cały czas.
Konsekwencje za nieprowadzenie dokumentacji
W sytuacji nieprawidłowego prowadzenia lub kompletnego nieprowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej doprowadza do poważnych konsekwencji. Zazwyczaj są to grzywny finansowe, które nałożone przez PIP (Państwowa Inspekcja Pracy) mogą wynieść do nawet 30 000 złotych.
Podsumowanie przechowywania dokumentacji
Podsumowując, jest to istotny element zarządzania zasobami ludzkimi w każdej firmie, wymagający uwzględnienia obowiązujących przepisów prawa i polityki firmy. Staranne organizowanie i systematyczny przegląd dokumentów zapewniają nie tylko porządek w firmie, lecz także ochronę praw pracowników i pracodawcy. W obliczu rosnących wymagań dotyczących ochrony danych osobowych, bezpieczeństwo i poufność dokumentacji staje się priorytetem, które oferuje system e-Pracownicy. Inwestycja w odpowiednie systemy archiwizacji oraz szkolenie pracowników w zakresie przetwarzania danych jest kluczowe.