Delegacja jest często nieodłącznym elementem pracy. Czasem jest to wyjazd tylko na jeden dzień, a czasem na dłuższy okres. Taki wyjazd wiąże się z różnymi obowiązkami pracodawcy jak i pracownika. Na czym polega delegacja? Ile wynosi dieta podczas wyjazdu służbowego? Przeczytasz o tym w artykule poniżej.
Na czym polega delegacja?
Delegacja to wyjazd, w celu wykonywania obowiązków służbowych poza miejscem pracy. Bez względu na to, czy jest to praca zdalna, czy praca w zakładzie firmy.
Delegacja wyjazd wiąże się z określonymi warunkami. Główne przesłanki, które musi spełnić taki wyjazd:
- lokalizacja musi być inna niż miejsce pracy,
- posiada cel służbowy,
- został zlecony przez pracodawcę.
Gdy w.w. warunki zostaną spełnione, musimy przygotować polecenie delegacji. Powinno ono zawierać następujące punkty:
- dane adresowe pracownika,
- termin delegacji,
- cel podróży,
- czas trwania wyjazdu,
- miejsce przebywania pracownika,
- forma transportu,
- termin rozliczenia delegacji,
- forma rozliczenia delegacji,
- podpis pracodawcy,
- pieczątka zakładu pracy.
Forma wyjazdu służbowego
Podróż służbowa posiada różne formy. Częstą formą wyjazdu jest na przykład odwiedzenie innej siedziby firmy. Każda delegacja ma cel podróży. Wśród nich możemy wyróżnić m.in.:
- badanie konkurencji,
- uczestnictwo w szkoleniach,
- przeprowadzenie negocjacji,
- podpisanie dokumentów,
- odbiór towarów,
- udział w naradach,
- udział w spotkaniach konferencyjnych.
Dieta podczas delegacji
Dieta to przysługująca nam kwota dzienna za pobyt w delegacji. Jak nazwa wskazuje powstała w ramach zapewnienia pracownikowi wyżywienia. Taka forma jest należna w pewnych przypadkach.
Jeżeli delegacja jest na terenie kraju, to dobowa dieta wynosi z początkiem 2023 r. 45,00 zł na osobę.
Poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje.
Od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, czyli 22,50 zł.
Powyżej 12 godzin przysługuje pełna dieta, czyli 45,00 zł.
Każdą dietę obliczamy również procentowo, ponieważ jeżeli zostanie zapewnione inne wyżywienie, to wysokość diety obniżamy. W tym przypadku jest to:
śniadanie – 25%
obiad – 50%
kolacja – 25%
Jeżeli delegacja wykracza poza kraj, to kwota diety różni się w zależności od kraju, do którego podróżujemy. Dla przykładu, jeżeli pojedziemy do Niemiec to:
Poniżej 8 godzin przysługuje ⅓ diety, czyli 8,00 Euro.
Od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety 12,00 Euro.
Powyżej 12 godzin przysługuje pełna dieta, czyli 24,00 Euro.
Procentowe obliczenie diety:
śniadanie – 15%
obiad – 30%
kolacja – 30%
Pozostałe 25% diety przysługuje, gdy pracownik ma zagwarantowane całodniowe wyżywienie. Dietę możemy obniżyć w przypadku wliczenia w usługi hotelarskie.
Ile trwa delegacja?
Prawnie nie ma ustalonego minimalnego lub maksymalnego limitu pobytu w delegacji. Przyjęty okres 3 miesięcy jest na podstawie art. Kodeksu pracy, lecz nie odnosi on się bezpośrednio do wyjazdów służbowych. Taki wyjazd może w odrębnych przypadkach trwać dłużej, jednak zaleca się, aby go nie przekraczać. Wszystko zależne jest od organizacji w firmie i podejścia pracodawcy.
Odmowa pracownika wyjazdu w delegację
Co do zasady nie można odmówić wykonania takiego wyjazdu. Są to polecenia służbowe i w większości firm pracownik nie może zrezygnować z wykonania.
Opcja rezygnacji jest możliwa tylko w dwóch przypadkach gdy:
- pracownica jest w ciąży,
- pracownik opiekuje się dzieckiem poniżej 4 r. życia.
Rozliczenie kosztów delegacji
Wszystkie koszty są rozliczane po zakończeniu wyjazdu służbowego. Jedynym wyjątkiem jest wyjazd do innego kraju, wtedy pracodawca ma obowiązek wydania zaliczki pracownikowi. Jest to po to, aby pracownik nie został bez gotówki na czas wyjazdu zagranicznego.
Aby jednak doszło do rozliczenia z wyjazdu, musi pojawić się dokument potwierdzający delegację.