Praca zdalna miała duży wpływ na pogorszenie relacji między pracownikami. Menedżerom ciężej jest zadbać o zgranie zespołu i poznanie potrzeb każdej osoby. Wielu pracowników wskazuje na problem braku spotkań z kolegami z pracy oraz z liderem. Czy da się poprawić relacje z zespołem w rozmowach one to one online? Jak rozmawiać z pracownikiem? W artykule znajdziesz odpowiedź na najważniejsze pytanie: jak prowadzić spotkania one to one w trybie online.
Jak rozmawiać z pracownikiem online?
Prawda jest taka, że rozmowa online one to one praktycznie nie różni się od tej stacjonarnej. W biurze dwie osoby siedzą w jednym pomieszczeniu, często naprzeciwko siebie i rozmawiają według ustalonego wcześniej planu. Przy rozmowie online, różni się tylko miejsce, ale przy włączonej kamerze można je poprowadzić bardzo podobnie.
Podczas rozmowy online należy jednak zwrócić uwagę na więcej spraw. Zmienia się nasz tryb funkcjonowania i trzeba więcej uwagi poświęcić komunikacji wewnętrznej i między działami, a także energii i zaangażowaniu. Są to czasem nowe umiejętności, których po prostu musimy się nauczyć. Dotyczy to zarówno pracowników, jak i menedżera. Jeśli zarządzasz zespołem, mamy dla Ciebie kilka poniższych wskazówek.
Jak często rozmawiać z pracownikiem?
Przede wszystkim powinniśmy dopasować czas i formę spotkania do potrzeb. Jednym wystarczy spotkanie raz w miesiącu, a inni oczekują tego częściej, np. raz na tydzień. Zwłaszcza w kontekście spotkań wirtualnych, musimy dopilnować, żeby nie odkładać tematów na później. Jeśli pracujemy wyłącznie zdalnie, warto poświęcić ok. 30 minut tygodniowo na rozmowę z każdym pracownikiem, aby być na bieżąco.
Rozmowa nie musi odbywać się przez laptopa, a nawet przy biurku. Możecie rozmawiać przez telefon, z ogrodu czy z parku. Ważne jest to, żeby zachować otwartość i synchronizację. Im częstsze i krótsze będą spotkania, nie będą wymagały konkretnej agendy. Co więcej, nie musimy zawsze włączać swoich kamerek. Wszystko zależy od tego, co ustalimy sobie z pracownikiem i kiedy oboje czujecie się komfortowo.
O czym rozmawiać z pracownikiem?
Bardzo istotne jest zaobserwowanie, jak czują się osoby w naszym zespole. Warto zadać proste pytanie- Co u Ciebie? Dzięki temu dowiemy się, co obecnie dzieje się u pracownika. Zapytajmy, czym się teraz zajmuje, jak sobie z tym radzi, jakie emocje mu towarzyszą, a także czego potrzebuje. Ważne, żeby pracownik miał też możliwość sam powiedzieć Ci, o czym chciałby rozmawiać na spotkaniu.
Budowanie relacji
Jednym z ważniejszych pytań jest pytanie o życie prywatne. Nie konkretne, czy nachalne. Nawet te bardziej ogólne pytania pomogą nam zbudować relacje i dbać o nie na bieżąco. Zapytaj pracownika- Jakie masz plany na weekend? Dowiedz się, jak odpoczywa, czy widział ostatnio coś ciekawego, co u rodziny. Nie wolno nam zapominać o tym, że w pracy zdalnej ciężko o tzw. small talk przy kawie w biurowej kuchni.
Rozmowy o pracy zdalnej
Bez względu na to, przez ile czasu pracujecie zdalnie, zawsze warto rozmawiać o odczuciach związanych z tym tematem. Warto na bieżąco dowiadywać się, jak pracownikowi pracuje się z domu. Zapytaj, co lubi w pracy zdalnej, a czego nie, co stanowi dla niego wyzwanie, lub czego mu brakuje. Dowiedz się, jak sprawdzają się narzędzia i przede wszystkim zadaj pytanie- Czego potrzebujesz, żeby pracować łatwiej i efektywniej?
Motywacja i wellbeing
Obecna sytuacja na świecie mocno wpływa na nasze samopoczucie. Bardzo ważne jest, aby w pracy zdalnej nauczyć się inaczej organizować pracę i czas, odpoczywać, czy zbierać energię. Dzięki rozmowie na ten temat możesz lepiej zrozumieć, czego konkretna osoba potrzebuje. Zapytaj o to jak ocenia swój poziom energii i jak o niego dba. Zadaj proste pytanie- Co daje Ci energię? Dopytaj o to, czy pracownik prowadzi aktywny tryb życia, jak rozdziela swoje sprawy prywatne od zawodowych, czy co go motywuje. Zapytaj także, czy nie czuje się odizolowany.
Jak rozmawiać z pracownikiem o komunikacji i produktywności?
Komunikacja w pracy jest bardzo ważna. Przy pracy zdalnej trzeba szczególnie o nią zadbać. Dobrze jest regularnie pytać pracownika, jak odbiera ilość komunikacji w firmie i w zespole. Bardzo istotna będzie dla nas wiedza o tym, czy pracownicy są wystarczająco poinformowani o tym co się dzieje w zespole i całej firmie. Zapytaj- Co mógłbym robić lepiej/inaczej w zakresie komunikacji? Przede wszystkim zadaj pytania odnośnie podejmowanych w firmie i zespole decyzji.
Bez odpowiedniej komunikacji, możesz nie zdawać sobie sprawy z tego, że pracownicy czują przeciążenie. Mimo że codziennie koordynujesz pracę, nie wszystko może być dla każdego jasne. Zapytaj o to. Dowiedz się, czy wszystkie priorytety są jasne i czy każdy ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji. Zapytaj wprost- Czy czujesz, że Twoja praca jest produktywny? Dowiedz się także, czy nie ma problemów z koncentracją i czy coś powinieneś zmienić.
Jak prowadzić rozmowę one to one?
Pierwsza i najważniejsza zasada brzmi: słuchaj. Zadawaj pytania i słuchaj odpowiedzi. Dopytuj i kolejne pytania zadawaj, biorąc pod uwagę odpowiedzi. Po rozmowie analizuj i wdrażaj propozycje, a także przekazuj zwrotkę, co udało Ci się poprawić.