Praca zdalna już na stałe zagościła w naszej kulturze oraz naszych życiach. Nie budzi już takiego zdziwienia oraz zdumienia. Oczywistym jest, że ma swoich zwolenników ale również przeciwników. Często głównym problemem okazuje się produktywność. Problem może dotyczyć zarówno pracowników, jak i pracodawcy, który się o tę produktywność martwi. Dowiedz się jakie są kluczowe praktyki na pracę w skupieniu oraz jak walczyć ze złymi nawykami.
Produktywność w pracy zdalnej – zmiana
Główną zaletą przejścia do pracy online jest oszczędność czasu na dojazdy, jednak dużej części osób zwyczajnie trudniej się skupić, gdy pracują w domu. Pojawia się wtedy mnóstwo dodatkowych rzeczy, które możemy wykonywać zamiast pracować np. wyjście z psem, wstawienie prania, przygotowanie obiadu. Wiele osób twierdzi, że pracuje więcej i dłużej, bo zatarła się granica work-life balance. Dużo więcej czasu zajmuje też komunikacja z zespołem, bo zamiast szybkiej pogawędki, teraz trzeba umawiać się na spotkanie online lub czekać na odpowiedź na czacie. Racja, są rzeczy, które wymagają więcej wysiłku oraz nowego podejścia.
Produktywność w pracy zdalnej – zauważ złe nawyki
Żeby być produktywnym w pracy zdalnej, trzeba wypracować zupełnie nowe nawyki i przyzwyczajenia. Najważniejsza jest umiejętność “turboskupienia”, czyli koncentracja na tym konkretnym zadania, zamiast na tym co przychodzi. Mit o multitaskingu został już bardzo dawno obalony i okazało się, że lepszym sposobem organizacji jest wykonywanie zadań po kolei, bez odrywania się od nich. Tego trzeba pilnować szczególnie w pracy z domu. Świadome budowanie nawyków ma ogromną wartość, ponieważ większość rzeczy, które robimy codziennie, są podświadome.
To jak pracujemy jest bardzo często nawykowe, może mieć charakter mniej lub bardziej produktywny, np. unikanie trudnych lub nudnych zadań poprzez szukanie wymówek. Jak to zmienić? Przede wszystkim zauważyć ten problem. Zaobserwuj u siebie taką sytuację i zobacz kiedy się najczęściej pojawia oraz co wtedy robisz np. zamiast odpisywać na maile, wolisz sprawdzać pogodę na najbliższy miesiąc. Róbcie to szczerze i zastanówcie się nad tym. Następnie weźcie sobie na warsztat jeden taki nawyk i walczcie z nim.
Produktywność w pracy zdalnej – kluczowe nawyki
- Zadbaj o otoczenie w którym pracujesz – wbrew pozorom ma to ogromny wpływ na nasze skupienie. W czystym i schludnym otoczeniu pracuje nam się zdecydowanie korzystniej.
- Szukaj sposobów na zwiększenie koncentracji – przykładem może być wyłączenie wszelkich rozpraszaczy (takich jak telefon, telewizja, radio) lub odliczanie czasu, które potrzebujesz na wykonanie konkretnego zadania.
- Zapisuj zadania – pozwala to w łatwy sposób kontrolować to co musisz zrobić. Dzięki temu wiesz ile czasu możesz poświęcić na daną sprawę, aby wyrobić się w dniu pracy.
- Zadbaj o ruch i aktywność fizyczną – świeży umysł i zdrowy tryb życia pomaga w każdym aspekcie naszego życia.
- Celowo określ priorytety – więcej dowiesz się w dalszej części artykułu.
Produktywność w pracy zdalnej – określ priorytety
W kontekście zarządzania projektami bardzo istotny jest jasny komunikat od przełożonego odnośnie tego, jaki projekt na dany czas ma priorytet. Wszystko zależy od tego, jaki mamy charakter pracy, bo np. w telefonicznej obsłudze klienta trzeba szybko załatwiać spływające tematy. Każdy ma inny klucz doboru priorytetów i należy go indywidualnie określić.
W określaniu produktywności może pomóc metoda 5D – co to takiego? Należy podjąć jedną z pięciu decyzji odnośnie zadania:
- Delete – usuń zadanie
- Defer – odłóż je w czasie,
- Do – zrób to natychmiast,
- Delegate – przekaż temat komuś innemu,
- Designate – zapisz na listę zadań.