Zarządzanie czasem w pracy podczas wykonywania zadań jest fundamentem naszej skuteczności. Pozwala na prawidłowe rozplanowanie czasu na poszczególne obowiązki, by wiedzieć w takim tempie musimy pracować i z czym się wyrobimy w danym tygodniu/ miesiącu, a co powinniśmy odpuścić. Planowanie swojej pracy polega na wyznaczaniu celów i skutecznych środków do ich realizacji. Takie planowanie ma również wpływ na resztę zespołu, nie tylko nas samych. Jak dobrze zorganizować swoją pracę? Czy warto prowadzić kalendarz?
Metody zarządzania czasem w pracy
Zarządzanie czasem to planowanie oraz systematyczne wykonywanie zaplanowanych zadań zmierzających do realizacji wcześniej określonego celu. Niektórym zarządzanie swoim czasem przychodzi z łatwością i nie mają z tym żadnych problemów. Inni jednak potrzebują skorzystać z gotowych metod. Metod zarządzania czasem pracy jest wiele. Oto niektóre z nich:
Zasada 80/20
To jedna z najbardziej przydatnych technik w zarządzaniu czasem. Na czym polega? Odkrywca tej zasady twierdził, że jedynie w ciągu 20% czasu przeznaczonego na zadanie osiąga się 80% wyników, a pozostałe 80% czasu przynosi tylko 20% wyników. Co oznacza, że spośród dziesięciu zadań do zrobienia, wartość dwóch z nich odpowiada sumie wartości pozostałych ośmiu spraw. Ta metoda pozwala ustalić priorytety oraz ułatwia organizację czasu w wyborach, środków zespołów ludzkich przez co osiąga się maksymalne wyniki w minimalnym czasie. Zasada Petera może sprawdzić się szczególnie u przedsiębiorców, bo pozwoli im na zaoszczędzenie czasu przy dużej ilośc zasobów.
Zasada Parkinsona
Mówi ona że im więcej czasu mamy na wykonanie jakiegoś zadania, tym więcej czasu nam on zabiera. Co to właściwie oznacza?
- Dane zadanie zabierze tyle czasu ile wyznaczy sobie osoba, (jeżeli wyznaczy sobie na zadanie, które można ukończyć w 3 godziny, właśnie 3 godziny, to skończy je w 3 godziny);
- a jeżeli osoba będzie miała określony czas na wykonanie konkretnego zadania, będzie ono wykonane w najpóźniejszym terminie, czyli zazwyczaj “na ostatnią chwilę”.
Metoda ABC wyznaczania priorytetów
Ta metoda wymaga wypisania wszystkich zadań, które ma się do wykonania. Należy je przydzielić do kategorii, A, B lub C. Co oznaczają te skróty?
- A – to bardzo ważne zadania (15% wszystkich zadań), ale dają 65% wydajności,
- B – ważne zadania (20% wszystkich zadań), ich wykonanie daje 20% osiągniętego celu,
- C – małe ważne zadania, które stanowią 65% wszystkich zadań, ale dają 15% wydajności.
Według tej metody, należy zaplanować sobie zadania (na tydzień/ miesiąc), tak aby najpierw zaznaczyć te najważniejsze, później te z kategorii B, a na samym końcu te najmniej ważne z kategorii C.
Zarządzanie czasem – określenie tego co najważniejsze
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, określenie najważniejszych zadań może być kluczem do sukcesu. Jak to zrobić? W tym celu można posłużyć się matrycą Eisenhowera. Zawarto w niej ogólnikowe zadania i ich dopasowanie do kategorii.
- Ważne i pilne – np. gaszenie pożaru. To zadania, którymi trzeba zająć się od razu, bez odkładania. Niewykonanie ich skutkuje konsekwencjami.
- Ważne, ale niepilne – są to sprawy istotne i strategiczne, ale nie mają pilnego terminu realizacji.
- Nieważne, ale pilne – Zawiera bowiem także sprawy pilne, jednak w tym przypadku nie są one tak istotne dla nas samych. Większość z nich to zadania od innych ludzi, aby zrealizować ich cele.
- Nieważne i niepilne – większość tych zadań to po prostu marnowanie czasu – są to tzw. pożeracze czasu (np. mało istotne spotkanie, które zastąpiłaby wymiana maili).
O tym, jak radzić sobie z nadmiarem obowiązków pisaliśmy już w jednym z naszych artykułów – tutaj.
Znając priorytety, w łatwiejszy sposób będzie można zaplanować swoją pracę. Wiedząc, ile zaangażowania wymaga od nas samych konkretne zadanie oraz jak jest pilne, podejdziemy do niego z większą motywacją. Takie metody mogą przydać się osobom zarówno gorzej jak i lepiej zorganizowanym w codziennej pracy. Wszystko to kwestia upodobań oraz stylu pracy.