Obecnie elektroniczny obieg dokumentów stał się bardzo popularny. Przyczyniła się do tego praca zdalna, czy też lockdown w pandemii. Technologia coraz szybciej się rozwija, więc mamy wiele możliwości, żeby korzystać z takich rozwiązań jak dokumentacja online. W przypadku codziennych spraw firmowych, np. urlopów coraz częściej wybiera się tą opcję. Czy taka dokumentacja musi mieć formę papierową? Czy elektroniczne wnioski urlopowe są zgodne z przepisami prawa?
Elektroniczne wnioski urlopowe w Kodeksie Pracy
Kodeks Pracy nie reguluje szczegółowo wniosków o urlop. Pracodawca musi ustalić plan urlopów, zgodnie z którym urlopy są przydzielane. Właśnie w takim planie należy uwzględnić wszystkie wnioski urlopowe pracowników. Oczywiście drugim głównym czynnikiem branym pod uwagę musi być zachowanie normalnego toku pracy.
Przepisy Kodeksu Pracy nie wskazują formy, ani sposobu składania wniosków urlopowych. Nie znajdziemy tam także obowiązku złożenia takiego wniosku w formie papierowej. Pracodawcy muszą ustalić zasady dotyczące urlopów w wewnętrznych regulaminach. Elektroniczne wnioski urlopowe można więc bez problemu wprowadzić w każdej firmie.
Korzyści z elektronicznych wniosków urlopowych
Już w czasie pandemii przedsiębiorcy przenieśli wiele dokumentów na drogę elektroniczną, aby ograniczyć kontakt bezpośredni. Taka tendencja została z nami na dłużej. Oprócz braku fizycznego kontaktu niewątpliwie korzyścią takiego rozwiązania jest oszczędność papieru. Elektroniczne wnioski urlopowe zdecydowanie szybciej trafią do odpowiedniej osoby, a cały proces urlopowy będzie przeprowadzony dużo sprawniej. Automatyzacja zarządzania nieobecnościami zapewni oszczędność druku, a także miejsca do przechowywania. Wszystkie wnioski i dokumenty można przechowywać w chmurze, bez potrzeby zajmowania półek kolejnymi segregatorami.
Elektroniczny wniosek urlopowy – jak złożyć? Co musi zawierać?
W Kodeksie Pracy nie ma konkretnego wzoru, jak powinien wyglądać wniosek urlopowy. Ze względu na to, czego dotyczy powinien zawierać więc zakres dat, podstawowe dane, czy rodzaj nieobecności. W wybranym przez pracodawcę systemie każdy pracownik powinien mieć przypisane konto z jego niezbędnymi danymi i stanowiskiem. Dzięki temu sam proces urlopowy ogranicza się do kilku kliknięć bez wypełniania stałych informacji. Jak to działa za pomocą narzędzia e-Pracownicy?
- Pracownik na swoim koncie zaznacza datę urlopu, jego rodzaj, opcjonalnie podaje powód i tym samym składa elektroniczny wniosek urlopowy przez system e-Pracownicy.
- Pracodawca/przełożony otrzymuje powiadomienie mailowe i na swoim koncie akceptuje bądź odrzuca wniosek pracownika. Wnioski mogą być także akceptowane automatycznie.
- Pracownik może przeglądać i anulować swoje elektroniczne wnioski urlopowe. Ma stały wgląd do wszystkich dokumentów i od razu widzi decyzję o rozpatrzeniu wniosku.
Dzięki takim rozwiązaniom, obie strony mają wgląd do dokumentacji, historii urlopowej i aktualnego salda urlopowego. Wszystko odbywa się bez zbędnych telefonów, maili, czy wizyt w dziale HR.
Czy elektroniczny wniosek urlopowy jest bezpieczny?
Wybór elektronicznego obiegu dokumentów musi być przemyślany i sprawdzony. System, z którego chcemy korzystać musi zapewniać bezpieczeństwo, czyli np. szyfrowanie danych. Narzędzie e-Pracownicy gwarantuje zabezpieczenie przed wyciekami danych. Wgląd do nich mają tylko upoważnione osoby, dzięki czemu zachowujemy zgodność z przepisami RODO. Archiwizacja online to dobry sposób na zachowanie i zabezpieczenie akt pracowniczych.
Dzięki elektronicznym wnioskom urlopowym wszystkie dane mamy pod ręką i w jednym miejscu. Zarówno pracownicy i pracodawcy mogą sprawdzić kto aktualnie jest na urlopie, a kto w tym czasie pracuje. Obieg informacji jest zdecydowanie szybszy.