Segregacja i archiwizacja dokumentów w pracy jest bardzo ważna, ale również bardzo uciążliwa. Szczególnie teraz, gdy wiele firm decyduje się na pracę zdalną i nie ma gdzie magazynować wszystkich istotnych dokumentów. Co w takiej sytuacji warto wprowadzić i jak radzić sobie podczas zmiany trybu pracy?
Porządek w segregatorach
Czasem zdarza się, że w istotnych dokumentach firmowych jest nie mały rozgardiasz, a co za tym idzie ciężej cokolwiek znaleźć. Też przez wymogi prawne, niekiedy dokumenty przez jakiś okres czasu muszą być archiwizowane, a cyklicznie pojawiają się nowe. Jest ich coraz więcej, a miejsca coraz mniej. Nie każdy od razu ochoczo decyduje się na przeniesienie wszystkich ważnych spraw do programu kadrowo-płacowego, ale i na to są rozwiązania. Wystarczy trochę chęci i organizacji miejsca, a praca stanie się łatwiejsza i przyjemniejsza.
Bardzo istotne są dobrze skompletowane dodatki biurowe, które pomogą skutecznie segregować i archiwizować dokumenty. Odpowiednią ochronę i uporządkowanie pism i akt zapewnią polipropylenowe koszulki, bardzo wytrzymałe na uszkodzenia. Warto zwrócić uwagę, aby były one mocno przezroczyste, dzięki czemu nie ma potrzeby wyjmowania dokumentów. Innym skutecznym rozwiązaniem jest podział segregatorów na kolory, przy czym każdy z nich odpowiada za inny rodzaj papierów. Pozwoli to na szybkie i sprawne poruszanie się po wszelkich pismach przedsiębiorstwa. Gdy w danym segregatorze potrzeba jest podziału dokumentów, warto wykorzystać w tym celu zakładki indeksujące. Wykorzystanie samoprzylepnych etykiet i umieszczenie ich na segregatorze, również sprawdzi się bardzo dobrze. W łatwy sposób można określić wtedy zawartość danego segregatora, a dzięki temu nie trzeba intensywnie przeszukiwać papierów. Sposób z tego typu uporządkowaniem archiwum i bieżącą dokumentacją sprawdzi się podczas stacjonarnej pracy w biurze. Ponadto osoby, które nie lubią rozwiązań w chmurze, specjalnych programów, dysków oraz małe jednoosobowe firmy także często wybierają taką opcję. Jest ona prosta we wdrożeniu i mało kosztowna.
Archiwum firmowe
W przypadku już bardzo starych, prawie w ogóle nie używanych dokumentów ich utrzymanie w jakimkolwiek ładzie jest problematyczne. Przez brak miejsca, są bardzo często archiwizowane na zapleczu, w pomieszczeniach gospodarczych, a czasami nawet w kantynie pracowniczej. Kurz, wilgoć oraz niskie temperatury nie są sprzymierzeńcami dokumentów, więc łatwo je w złych warunkach uszkodzić. Po pogrupowaniu akt i innych papierów na mniej i bardziej wartościowe, warto zakupić porządne pudła kartonowe. Pozwoli to na odseparowanie i bezpieczne przechowanie nieużywanego archiwum, zachowując przy tym porządek. W Internecie łatwo znaleźć specjalne pudła archiwizacyjne, które wykonane są z wytrzymałego materiału, dzięki czemu dokumenty będą bezpieczne. Warto czasami zdecydować się na najprostsze i niedrogie rozwiązania, które wprowadzone w odpowiedni sposób ograniczą stertę niepotrzebnych papierów w biurze.
Elektroniczne teczki pracownicze i akta osobowe
Problem z przechowywaniem tak wielu dokumentów zaczyna się w przypadku, gdy firma się rozrasta lub przechodzi na pracę zdalną. Wtedy warto zastanowić się, aby chociaż częściowo skorzystać z gotowych rozwiązań dostępnych na rynku. Gdy zostanie dobrane odpowiednie narzędzie wirtualne przechowywanie wielu akt stanie się faktem. W związku z powyższym zmniejszy się liczba niepotrzebnych dokumentów, które w łatwy sposób można znaleźć w komputerze. Lepiej jest przechowywać akta pracownicze w programie, aniżeli martwić się o dodatkowe miejsce w biurze.
E- teczki sprawnie rozwiązują ten problem. Co więcej są to zabezpieczone i sprawdzone moduły, przez które wyciek jakichkolwiek dokumentów jest praktycznie niemożliwy. Oprócz archiwizacji dokumentów, przez system kadrowy możesz załatwiać sprawy urlopowe, sprawdzić obecność pracowników, generować karty pracy oraz dostawać powiadomienia przypominające o ważnych terminach. Moduł e-pracownicy dla HR posiada te wszystkie funkcjonalności i do minimum ogranicza papierologię w biurze. Sprawdzi się idealnie przy popularnej ostatnio pracy zdalnej, jak i w biurach, które nie mają pomysłu na sprawną organizację kadrową i HR-ową.