Obecna sytuacja związana z epidemią COVID-19, zmusiła wielu przedsiębiorców do przejścia na pracę zdalną. Wygląda na to, że taka rzeczywistość utrzyma się dłużej niż przypuszczano. Pracownicy muszą dostosować się do nowych warunków i digitalizacji w kontaktach z klientami czy dostawcami. Praca zdalna z odpowiednimi narzędziami i procedurami to w tej chwili niezbędny element funkcjonowania wielu firm. Obostrzenia w codziennym życiu, zmiany strategii czy planów utrudniają obecnie zachowanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa pracy i dokumentów. Jak temu zapobiec?
Elektroniczna dokumentacja
Przedsiębiorcy w dobie pandemii musieli zauważyć jak ważne jest wykorzystanie modelu home office i bezpieczny dostęp do dokumentów i danych firmowych dla pracowników z innego miejsca niż biuro. Wielu z nich podjęło wiele kroków, aby zachować ciągłość pracy swojej działalności. Załatwianie wszelkich spraw pracowniczych odbywa się teraz zdalnie, z wykorzystaniem przeznaczonych do tego narzędzi. Elektroniczna obsługa pracowników, a w tym elektroniczny obieg dokumentów, na skutek epidemii stały się bardzo istotne dla funkcjonowania firmy i jej zabezpieczenia w czasie pracy zdalnej. Takie rozwiązanie przynosi wiele korzyści także na przyszłość:
- dokumenty widoczne są stale w systemie i łatwo je wyszukać,
- e-Teczki, karty pracy, wnioski urlopowe, czy inne dokumenty znajdują się w jednym miejscu,
- ograniczenie kosztów związanych z generowaniem dokumentów w formie papierowej,
- ochrona danych,
- poprawa wewnętrznej komunikacji na poziomie pracownik-pracodawca,
- eliminacja papierowej formy dokumentów, unikanie bezpośredniego kontaktu, co pozwala na zachowanie bezpieczeństwa.
Elektroniczna obsługa dokumentów przyspiesza wiele procesów kadrowych i pozwala na większą efektywność pracy. Nowoczesne narzędzia eRCP wprowadzane w wielu przedsiębiorstwach okazały się być nie tylko przydatne na co dzień, ale także niezbędne w czasie epidemii. Większość organizacji miała teraz okazję się o tym przekonać – część z nich zdecyduje się na taki model pracy na stałe. Praca w takich trudnych warunkach jak przy okazji pandemii COVID-19 okazała się dobrą lekcją dla wszystkich, nie tylko jak radzić sobie w sytuacjach kryzysowych, ale również jakie innowacje warto wprowadzić w firmie aby zabezpieczyć się na przyszłość.
Bezpieczne rozwiązania dla firm
Zabezpieczenie danych i dokumentów to jeden z najważniejszych elementów przejścia na zdalny tryb pracy. Systemy chmurowe zapewniają nie tylko stabilność działania, ale także bezpieczeństwo. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na sprawne wypełnianie i dostarczanie kart pracy czy planowanie urlopów bezpośrednio w systemie. Pracownik wypełnia wniosek o urlop w swoim domu, wniosek automatycznie wysyłany jest do pracodawcy, który może go zaakceptować lub odrzucić na swoim komputerze, gdziekolwiek się znajduje. Wystarczy dostęp do internetu, kontakty bezpośrednie czy przekazywanie papierowej wersji dokumentów są zbędne. Nie narażasz siebie, ani swoich pracowników, a dodatkowo nie odczuwasz negatywnych skutków epidemii, ponieważ zachowujesz ciągłość pracy Twojej firmy.