Elektroniczne wspomaganie procesów kadrowych
Prowadzenie działalności gospodarczej zawsze wiąże się z obowiązkiem przetwarzania olbrzymiej ilości dokumentów. Dbanie o poprawność danych, skrupulatność i czas przechowywania dokumentacji każdego pracownika wiąże się z ogromem pracy w dziale HR. Dzisiejsza technologia daje nam jednak mnóstwo rozwiązań umożliwiających zoptymalizowanie czasu i jakości działań kadr. Efektywność zdecydowanie podnosi automatyzacja czynności, dzięki wprowadzeniu systemów informatycznych wspomagających zarządzanie kapitałem ludzkim.
Przechowywanie dokumentów
Nowoczesnym rozwiązaniem usprawniającym działanie HR jest elektroniczny obieg dokumentów, który przynosi niemałe korzyści dla całej firmy. Przede wszystkim dział kadr zyskuje czasu, między innymi na wyszukaniu niezbędnych dokumentów, przygotowywaniu zaświadczeń czy wprowadzaniu danych. System eRCP e-Pracownicy oferuje szereg udogodnień, jakimi są e-Teczki pracownicze czy elektroniczne karty pracy, w których dane uzupełniają się automatycznie, skracając czas poświęcony na wpisywanie informacji i sprawdzanie błędów. Warto zaznaczyć, że dokumentację w formie online pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 10 lat, czyli o wiele krócej niż w papierowej formie. Dzięki elektronicznym narzędziom dla HR pracownicy mają łatwy i szybki dostęp do każdego dokumentu. Co za tym idzie? Bezproblemowo mogą generować zaświadczenia jednym kliknięciem.
Nieodłącznym elementem zarządzania pracownikami jest planowanie urlopów i kontrolowanie nieobecności. Zdarza się, że nie wiemy na bieżąco, kto jest konkretnego dnia w pracy lub kiedy wraca z urlopu i nie mamy dostępu do tych informacji od ręki. Idealnym rozwiązaniem są kalendarze nieobecności dostępne dla każdego pracownika online, ułatwiające komunikację nie tylko z szefem, ale także między współpracownikami. Dodatkowym atutem są elektroniczne wnioski urlopowe, które usprawnią procesy kadrowe. Mając przed sobą zestawienie na przyszłe dni, pracownik działu HR oraz pracodawca mogą bez problemu zaakceptować wniosek lub go odrzucić, a pracownik może na bieżąco obserwować jego status.
Zaawansowane technologie upraszczają formalności
Korzystanie z systemów elektronicznych podnosi jakość pracy, a także redukuje koszty. Pracownicy działu personalnego mogą znacznie więcej czasu poświęcać na zarządzanie pracownikami niż sprawy administracyjne. Elektroniczna dokumentacja to przyszłość i bezpieczeństwo – procesy są wykonywane szybciej, system dba o poprawność i bezpieczeństwo danych, a także o zgodność z prawem. Narzędzia wspomagające HR często w swojej ofercie posiadają automatyczne przypomnienia generowane zawsze przed końcem ważności badań czy przed planowanym urlopem danego pracownika. Dział kadr może mieć elektronicznego asystenta w pilnowaniu ważnych terminów i dokumentów.
Optymalizacja czasu pracy w sekcji HR powinna być w każdej firmie celem do bardziej owocnej pracy. Automatyzacja procesów kadrowych to pierwszy i bardzo istotny krok do prostszego zarządzania aktami osobowymi pracowników i komunikacji.