Każdy rok przynosi nowe zmiany w przepisach prawa, które wpływają na funkcjonowanie wielu działów w firmie – w tym kadr i HR. W 2025 roku szczególną uwagę należy zwrócić na aktualizacje dotyczące dokumentacji pracowniczej, zwłaszcza w kontekście prowadzenia e‑Teczek. Nowe regulacje są obowiązkowe dla wszystkich pracodawców, którzy zatrudniają pracowników – niezależnie od wielkości firmy. Co dokładnie zmienia się w dokumentacji pracowniczej od 2025 roku? Na co zwrócić szczególną uwagę, prowadząc dokumentację w nowym porządku prawnym? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w artykule.
Co się zmienia w dokumentacji pracowniczej w 2025 roku?
Od marca 2025 obowiązują zaktualizowane przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy muszą teraz przechowywać nowe dokumenty. Ustawodawca rozszerzył katalog dokumentów w części B o te związane z uzupełniającym urlopem macierzyńskim, a w części E – o dokumentację kontroli stanu trzeźwości i substancji psychoaktywnych.
Jak wygląda teraz struktura akt pracowniczych?
Akta osobowe podzielono na pięć różnorodnych części:
- A – dane rekrutacyjne i wstępne badania,
- B – dokumenty zawierające zatrudnienie i przebieg pracy (w tym teraz urlop macierzyński uzupełniający),
- C – zakończenie zatrudnienia,
- D – odpowiedzialność porządkowa,
- E – kontrola trzeźwości i obecności substancji psychoaktywnych.
Zgodnie z rozporządzeniem z grudnia 2018 z późniejszymi zmianami, dokumentacja musi być prowadzona tak, aby była poufna, integralna, kompletna i dostępna – niezależnie od formy.
Na co zwrócić uwagę prowadząc dokumentację w 2025 roku?
Przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej musisz pamiętać:
- jakie dokumenty trafiają do jakiej części teczki,
- odpowiedni czas przechowywania (10 lat dla pracowników zatrudnionych od 2019 roku),
- zagwarantowanie poufności i zabezpieczeń w związku z RODO.
Kontrola PIP może wymagać pokazania potwierdzenia informowania pracowników o procedurach – dokumentacja tych potwierdzeń jest teraz obowiązkowa.
Co zyskujesz, korzystając z e‑teczek?
Przede wszystkim oszczędność – nie potrzebujesz tyle przestrzeni archiwalnej, nie musisz drukować dokumentów. Następnie efektywność, z racji szybkiego dostępu, wyszukiwania i automatycznego przepływu dokumentów. Dodatkowo zgodność z prawem, którą kontroluje system oraz bezpieczeństwo, jakim jest szyfrowanie, regularne kopie zapasowe, kontrole dostępu na poziomie plików lub folderów.
Przechodząc na e-teczki, eliminujesz ryzyko zagubienia papierowego dokumentu i zapewniasz spójność archiwizacji.
Jak możesz krok po kroku wdrożyć e‑Teczki?
- Zdefiniuj strukturę: na początku określ, które części akt pracowniczych będą prowadzone w systemie.
- Skanuj dokumenty papierowe i zaaplikuj podpis kwalifikowany lub inne narzędzie poświadczające autentyczność.
- Skonfiguruj dostęp pracowników i HR, ustaw automatyczne powiadomienia, polityki kopii zapasowych.
- Przeprowadź szkolenie dla zespołu HR i pierwszych użytkowników. W systemie e‑Pracownicy gotowe moduły ułatwiają ten proces krok po kroku. Stopniowe wdrażanie (np. najpierw dla nowozatrudnionych) minimalizuje ryzyko i błędy.
UWAGA! Z myślą o dynamicznie zmieniających się potrzebach firm, pracujemy nad nowym systemem, który zautomatyzuje firmę w pełni – od planowania, poprzez rozliczanie, aż po integrację z działem księgowości. Na stronie producenta Varico, znajdziesz pierwsze informacje o tym rozwiązaniu!
Przeczytaj także: Co musisz wiedzieć przed urlopem wypoczynkowym?
Sekcja Q&A
- Jakie nowe dokumenty trzeba przechowywać w dokumentacji pracowniczej od 2025 roku?
Należy przechowywać dokumenty uzupełniające urlop macierzyński w część B i dokumentację kontroli trzeźwości oraz obecności substancji psychoaktywnych w część E.
- Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?
10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł, dla zatrudnienia od 1 stycznia 2019.
- Czy można prowadzić dokumentację wyłącznie elektronicznie?
Tak, jeśli system zapewnia integralność, dostępność i zabezpieczenia zgodne z RODO. System Tangramo będzie spełniał te wymagania.
- Co to jest część E akt osobowych?
Nowa część wprowadzona w 2023 – 2025, w której gromadzi się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i obecnością substancji psychoaktywnych.
- Jak e‑teczki ułatwiają pracę działu HR?
System automatyzuje obieg dokumentów, przypomnienia o brakujących akta, umożliwia szybkie wyszukiwanie, a także co istotne daje dostęp pracownikom samodzielnie przez portal.
Źródła: