W czasach pełnej automatyzacji procesów biznesowych, zarządzanie dokumentacją przechodzi istotną zmianę. Tradycyjne papierowe akta osobowe zwalniają miejsca ich elektronicznym odpowiednikom. Elektroniczne teczki pracownicze to nie tylko nowoczesne rozwiązanie technologiczne, ale przede wszystkim skuteczna odpowiedź na potrzeby działów HR w zakresie przechowywania, organizowania i udostępniania dokumentacji. Dlaczego warto postawić na elektroniczne teczki? Czym jest przyszłość cyfrowej dokumentacji kadrowej? Przeczytaj artykuł i poznaj odpowiedzi na pytania.
Dlaczego warto postawić na e-teczki?
Elektroniczne teczki pracownicze (e-teczki) umożliwiają gromadzenie, przechowywanie i zarządzanie dokumentacją pracowniczą w formie cyfrowej. Jest to rozwiązanie, które zdobywa coraz większą popularność wśród firm, zarówno dużych korporacji, jak i z sektora MŚP. Wynika to nie tylko z wygody, ale także z obowiązujących przepisów prawa.
Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują zmienione przepisy Kodeksu pracy i rozporządzenia wykonawcze, które umożliwiają przechowywanie akt osobowych w formie elektronicznej. Oznacza to, że firmy mogą zrezygnować z archiwów papierowych na rzecz e-teczek, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów, takich jak zapewnienie integralności, autentyczności oraz dostępności danych.
E-teczki usprawniają wiele aspektów funkcjonowania działu kadr – od szybkiego wyszukiwania dokumentów, przez automatyzację obiegu pism, aż po bezpieczne udostępnianie danych odpowiednim osobom. Co więcej, zastosowanie takich rozwiązań pozwala zminimalizować ryzyko błędów ludzkich oraz zwiększyć efektywność pracy.
Najlepsze praktyki w zarządzaniu elektroniczną dokumentacją kadrową
Aby efektywnie zarządzać elektronicznymi teczkami, nie wystarczy jedynie wdrożenie systemu – kluczowe jest również wypracowanie odpowiednich procedur i standardów wewnętrznych. Oto najważniejsze obszary, które warto uwzględnić:
Spójna struktura teczek
Każda elektroniczna teczka pracownika powinna mieć jasno określoną strukturę, odpowiadającą częściom A, B i C akt osobowych (zgodnie z wymogami prawa).
Polityka dostępów
Należy ściśle określić, kto i w jakim zakresie ma dostęp do poszczególnych dokumentów. System powinien umożliwiać nadawanie uprawnień na poziomie dokumentu lub folderu.
Zabezpieczenia i kopie zapasowe
Elektroniczne teczki powinny być przechowywane na serwerach zapewniających szyfrowanie danych. Istotne jest tworzenie regularnych kopii zapasowych oraz planów odzyskiwania danych w razie awarii.
Automatyzacja procesów
Zautomatyzowane powiadomienia o kończących się umowach, badaniach lekarskich czy upływie okresów próbnych pozwalają z wyprzedzeniem podejmować działania.
Zgodność z przepisami
Niezbędne jest monitorowanie zmian w prawie pracy i aktualizacja procedur kadrowych. Elektroniczne teczki muszą spełniać wymogi RODO w zakresie przechowywania danych osobowych.
Przyszłość cyfrowej dokumentacji kadrowej
Jednym z innowacyjnych rozwiązań dostępnych na rynku w zakresie cyfrowej administracji kadrowej będzie system Tangramo. System ten wpisuje się w przyszłościowe podejście do zarządzania danymi kadrowymi, oferując zaawansowane funkcje elektronicznych teczek pracowniczych i integrację z innymi systemami HR i ERP.
System Tangram będzie różnił się modularną architekturą, co oznacza, że firma będzie mogła wdrożyć tylko te funkcjonalności, które są jej rzeczywiście potrzebne. Dzięki temu zarówno małe firmy, jak i duże organizacje znajdą w nim realne wsparcie w codziennej pracy. System pozwali na:
- tworzenie i zarządzanie e-teczkami w zgodzie z obowiązującymi przepisami,
- automatyczne generowanie dokumentów,
- integrację z systemami płacowo-kadrowymi,
- pełne bezpieczeństwo danych użytkowników.
Dodatkowo dzięki dostępności w chmurze, pracownicy działu HR będą mogli mieć dostęp do niezbędnych dokumentów z każdego miejsca, co bardzo ułatwi pracę zdalną oraz wspieranie nowoczesnych modeli zarządzania zasobami ludzkimi.
Obecnie działający system eRCP na rynku
W kontekście e-teczek warto również zwrócić uwagę na rozwiązania wspierające samych pracowników. Narzędzie e-Pracownicy to system, który umożliwia dostęp do dokumentów kadrowych z poziomu przeglądarki internetowej – w dowolnym czasie i miejscu.
Rozwiązanie to zmniejsza obciążenie działu HR, ułatwiając pracę każdemu pracownikowi. Co ważne, system spełnia wysokie standardy bezpieczeństwa, zapewniając zgodność z RODO i ochronę danych osobowych.
Podsumowanie
E-teczki to już nie przyszłość, lecz teraźniejszość zarządzania kadrami. Ich wdrożenie przynosi wymierne korzyści zarówno dla działów HR, jak i samych pracowników. Począwszy od oszczędności czasu, przez zwiększenie bezpieczeństwa danych, aż po usprawnienie procesów administracyjnych. Warunkiem skutecznego korzystania z tego narzędzia jest jednak odpowiednie przygotowanie organizacyjne i technologiczne.
Nowoczesne systemy pokazują, że możliwe jest połączenie wysokiej funkcjonalności, zgodności z przepisami i komfortu użytkowania. Organizacje, które postawią na wprowadzenie e-teczek pracowniczych, zyskują nie tylko nowoczesne narzędzia, ale również przewagę konkurencyjną.
Przeczytaj także: Jak bezpiecznie korzystać z narzędzia RCP?