Coraz więcej obszarów działalności firm ulega automatyzacji. Jednym z kluczowych elementów, jest zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Tradycyjne, papierowe archiwa odchodzą w przeszłość, a na ich miejsce pojawiają się innowacyjne rozwiązania. Wprowadzenie cyfrowych systemów do zarządzania dokumentami HR, poprawia efektywność pracy działów kadr oraz odpowiada na potrzeby nowoczesnych organizacji. Jak elektroniczne teczki zmieniają sposób zarządzania dokumentacją pracowniczą? Przeczytaj artykuł.
Wprowadzenie do e-teczek i ich rola w organizacji
W dobie postępującej automatyzacji procesów w organizacjach, coraz więcej firm decyduje się na przeniesienie dokumentacji pracowniczej do formy elektronicznej. Elektroniczne teczki pracownicze, to nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia zarządzanie dokumentami HR w sposób efektywny, oszczędny i bezpieczny.
Tradycyjna, papierowa forma teczek pracowniczych stopniowo ustępuje miejsca systemom cyfrowym, które nie tylko redukują potrzebę archiwizowania dużych ilości dokumentów, ale również ułatwiają dostęp do nich w dowolnym czasie i miejscu.
E-teczki są stworzone do gromadzenia, przechowywania i zarządzania dokumentacją związanych z zatrudnieniem m.in. umowy o pracę, aneksy czy certyfikaty. Dzięki wykorzystaniu cyfrowych narzędzi do zarządzania tymi danymi, organizacje zyskują nie tylko większą przejrzystość, ale również elastyczność w procesach HR.
Zmiana sposobu zarządzania dokumentacją pracowniczą
Przejście na e-teczki znacząco zmienia sposób, w jaki firmy zarządzają dokumentacją pracowniczą. Digitalizacja pozwala na szybki dostęp do dokumentów, co ma kluczowe znaczenie w codziennej pracy działów HR. W tradycyjnym modelu, aby uzyskać dostęp do dokumentów, konieczne jest przeszukiwanie fizycznych archiwów, co niejednokrotnie zajmuje wiele czasu i wiąże się z ryzykiem zagubienia dokumentów. Firmy, które decydują się na digitalizację, nie muszą już przechowywać stert papierów w dedykowanych archiwach, co zwalnia przestrzeń biurową i pozwala na bardziej efektywne zarządzanie zasobami firmy.
Elektroniczne teczki pracownicze wspierają też automatyzację wielu procesów HR, tj. monitoring terminów umów, szkoleń, badań okresowych czy zmian wynagrodzeń. Dzięki temu firmy mogą precyzyjnej zarządzać procesami kadrowymi, a pracownicy HR mają więcej czasu na bardziej strategiczne zadania, takie jak rozwój talentów w firmie czy budowanie kultury organizacyjnej.
Bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO
Jednym z kluczowych aspektów, który zyskuje na znaczeniu w przypadku e-teczek, jest bezpieczeństwo przechowywanych danych. Dokumentacja pracownicza zawiera wiele wrażliwych informacji, takich jak dane osobowe, wynagrodzenie, informacje zdrowotne czy dane kontaktowe, które muszą być chronione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Przechowywanie tych danych w formie cyfrowej, znacząco podnosi poziom ochrony w porównaniu do teczek papierowych, które mogą ulec zniszczeniu.
Zgodność z przepisami RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) to priorytet każdej firmy, która przechowuje dane pracowników. E-teczki, jako systemy cyfrowe, oferują szereg narzędzi, które wspierają realizację obowiązków wynikających z RODO. Pozwalają na ścisłe kontrolowanie dostępu do danych – dostęp do dokumentów mogą mieć jedynie uprawnione osoby, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu. Ponadto systemy te umożliwiają śledzenie operacji na dokumentach, co pozwala na weryfikację, kto i kiedy miał dostęp do konkretnych plików.
W kontekście RODO szczególnie ważna jest także możliwość szybkiego usunięcia danych po zakończeniu okresu ich przechowywania. E-teczki pozwalają na automatyzację tego procesu, co zapobiega sytuacjom, w których firma przechowuje dane pracowników dłużej, niż jest to dozwolone prawnie. Cyfryzacja dokumentów jest więc nie tylko krokiem w stronę większej efektywności, ale także narzędziem, które wspiera firmy w przestrzeganiu przepisów prawa.
Przepisy prawne regulujące e-dokumentację
Elektroniczne teczki pracownicze muszą działać w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa, zarówno krajowego, jak i unijnego. Regulacje dotyczące dokumentacji pracowniczej określone są w Kodeksie pracy, który precyzuje, jakie dokumenty muszą być gromadzone oraz jak długo. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi obecnie 10 lat, co jest zgodne z nowelizacją przepisów z 2019 roku.
Przepisy prawne dopuszczają prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, pod warunkiem, że system używany do zarządzania e-teczkami spełnia określone wymogi dotyczące bezpieczeństwa danych oraz trwałości przechowywanych informacji. Systemy muszą gwarantować, że dokumenty nie ulegną zmianie oraz że będą dostępne przez cały okres przechowywania.
Oprócz polskich przepisów, kluczowym aktem prawnym regulującym kwestie ochrony danych osobowych w dokumentacji pracowniczej jest wspomniane już RODO. Rozporządzenie to nakłada na pracodawców obowiązek wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, które zapewnią ochronę danych osobowych. Systemy do zarządzania e-teczkami muszą więc spełniać najwyższe standardy w zakresie bezpieczeństwa i ochrony prywatności, co jest kluczowe dla zgodności z przepisami.
System e-Pracownicy ma wbudowany moduł e-teczki oraz zapewnia pełną ochronę danych i wygodę pracy.
Sprawdź za darmo przez 7 dni jaką istotą rolę wniesie narzędzie RCP e-Pracownicy do Twojej firmy!
Podsumowanie
Elektroniczne teczki pracownicze to nie tylko nowoczesne narzędzie do zarządzania dokumentacją, ale również konieczność przy szybko rozwijającym się rynku pracy. Cyfryzacja dokumentów pracowniczych przynosi szereg korzyści, od oszczędności miejsca po zwiększenie bezpieczeństwa danych i zgodność z przepisami prawa. Organizacje, które decydują się na wdrożenie e-teczek, zyskują narzędzie, które wspiera długoterminową strategię rozwoju.