W ciągu każdego roku wśród pracowników pojawiają się daty będące ważnymi do zapamiętania. Pracownicy mają określone terminy, w których muszą wykonać konkretne czynności, jak na przykład badania okresowe. Bez tego kontynuowanie pracy jest niezgodne z Kodeksem pracy. Kto powinien pilnować dat ważnych dla pracowników? Jakie daty są ważne dla pracowników? Przeczytaj artykuł.
Koniec umowy
Umowa o pracę w pewnym momencie wygasa – wyjątkiem jest jednak umowa bezterminowa tj. na czas nieokreślony. Jest to jeden z najważniejszych dokumentów, które z czasem muszą zostać przedłużone, jeśli decydujemy się na dalszą współpracę z danym pracownikiem.
Pracodawca, u którego w firmie zostanie zgłoszone zaniedbanie w związku z umowami, powinien liczyć się z karą finansową w wysokości nawet 12 tysięcy złotych.
Badania okresowe i szkolenia BHP
Dbałość o badania okresowe pracownika, jak i szkolenie BHP wiąże się odpowiedzialnością w postaci zadbania o konkretne terminy. Do badania okresowego pracodawca (lub osoba wybrana do tego) musi wystawić skierowanie z pieczątką firmy. Bez tego badania nie zostaną wykonane. Zapisanie się na powyższe badanie wiąże się z zewnętrznym terminem, co oznacza, że przypomnienie musi być znacznie wcześniej, aby pracownik miał czas na wykonanie ich przed końcem poprzednich badań.
Ten punkt jest znacznie cięższy dla pracodawcy w przypadku niedopełnienia obowiązków, ponieważ wiąże się z karą finansową do 30 tysięcy złotych. Jest to najwyższa kara ze wszystkich ważnych dat dla pracowników oraz pracodawców.
O końcu ważności badań okresowych i szkoleniach BHP pracownik otrzyma powiadomienie mailowe w nowoczesnym narzędziu eCRP dla HR. Dzięki temu z pewnością zostanie każdy pracownik poinformowany o konieczności wykonania badań lub przejścia ponownego szkolenia.
Zaległe urlopy wypoczynkowe
Pracownik pracujący na zasadach umowy o pracę ma przysługujący mu urlop wypoczynkowy. Musi zostać on wykorzystany do 30 września z puli urlopów, które zostały nadane w roku poprzednim. Oznacza to, że urlop, który zostanie nam z 2023 roku, musimy wykorzystać do 30 września 2024 roku. W innym wypadku na firmę może zostać nałożona kara finansowa, dlatego tak istotne jest dbanie o zaległe urlopy pracowników.
Licencje i uprawnienia
Zazwyczaj licencje, uprawnienia czy certyfikaty mają datę, do której obowiązują. Koniec daty ważności powyższych dokumentów może oznaczać brak uprawnień, które są niezwykle ważne przy wykonywanych obowiązkach.
Nie każdy dokument będzie posiadał konieczność przedłużenia. Jeżeli nasz certyfikat stracił ważność, a nie wykonujemy już czynności zatytułowanej w dokumencie, to nie mamy obowiązku wykonywania szkolenia po raz kolejny.
Kto powinien pilnować dat pracowniczych
Każda organizacja ma inne wewnętrzne ustalenia, więc nie ma odgórnie ustalonej osoby. Zazwyczaj przedsiębiorstwa decydują się, aby pilnowaniem dat pracowniczych zajmował się:
- pracownik,
- menedżer lub kierownik działu,
- dział HR.
Wszystko jest zależne od wielkości firmy i tego, czego dotyczy konkretna data. Warto zdecydować się na dodatkowe rozwiązania w postaci narzędzia, które samo przypomni o ważnych datach. Pracownicy mają na tyle dużo obowiązków na głowie, że nietrudno o przeoczenie konkretnej daty.
Podsumowanie
Każdego pracownika obowiązują pewne daty, które są bardzo warte zapamiętania. Ważne, aby wszystkie przypomnienia dot. tych dat były z odpowiednim wyprzedzeniem. Większość dokumentów nie dostanie się z dnia na dzień, więc optymalny okres, podczas którego powinniśmy zacząć interesować się przedłużeniem dokumentów, to 2 tygodnie. Taki czas powinien wystarczyć na odebranie i dostarczenie dokumentów do pracodawcy lub działu HR.