Prowadzenie bazy kandydatów do pracy jest kluczowym aspektem procesu rekrutacji i może ułatwić znalezienie odpowiednich kandydatów w przyszłości. Takie sytuacje zdarzają się dość często np. w sytuacji, gdzie mamy tylko jedno stanowisko i dwóch bardzo dobrych kandydatów. Warto stworzyć bazę danych, aby móc w przyszłości odezwać się do osoby, która również spełniała nasze oczekiwania, ale z racji pewnych względów nie mogliśmy jej zatrudnić w obecnym czasie. Kto powinien prowadzić bazę kandydatów do pracy? Dlaczego warto prowadzić taką bazę? Przeczytaj artykuł.
Czym jest baza kandydatów do pracy?
Jest to nic innego, jak ogromny dokument, w którym widnieją złożone CV (Curriculum Vitae) przez potencjalnych kandydatów do pracy. Baza może posiadać dwie formy:
- fizyczną – papierową,
- wirtualną – jako plik na przykład PDF.
W zależności od polityki firmy należy wybrać odpowiednią formę. Do takiej bazy zazwyczaj dostęp ma tylko HR i kierownictwo/szefostwo i to właśnie przez nich powinna zostać stworzona.
Baza kandydatów do pracy może składać się z:
- aplikacji CV,
- listu motywacyjnego,
- listu referencyjnego,
- portfolio,
- notatek z wadami lub zaletami danego kandydata.
Bardzo ważne jest aktualizowanie tej bazy raz na kwartał, ponieważ nie ma sensu trzymać dokumentów osoby, która znalazła już pracę i nie wykazuje chęci do ewentualnej zmiany. Warto również zaznaczyć, że tyczy się to głównie firm z sektorów dużych przedsiębiorstw. Są to miejsca, gdzie rotacja jest znacznie częstsza i jest wiele stanowisk pracy.
Po co tworzyć bazę kandydatów do pracy?
Tworzenie bazy kandydatów do pracy ma wiele istotnych korzyści i jest ważne z kilku powodów:
- zmniejszenie kosztów rekrutacji,
- szybszy proces rekrutacji,
- skuteczniejszy dobór kandydatów,
- budowanie długotrwałych relacji,
- analiza danych i raportowanie,
- optymalizacja zasobów ludzkich,
- zwiększenie szansy na trafienie w odpowiednich kandydatów.
Skuteczne zarządzanie bazą kandydatów do pracy
Istnieje kilka szczególnych kroków, które pomogą skutecznie zarządzać bazą kandydatów do pracy.
Kategoryzacja kandydatów
Odpowiednim krokiem będzie kategoryzowanie kandydatów do pracy. Oznacza to podzielenie ich według kompetencji, doświadczenia, wykształcenia i stanowisk, na które zdecydowali się rekrutować. Taki porządek ułatwi pracę oraz pozwoli na szybkie znalezienie konkretnych kandydatów.
Regularna aktualizacja
Baza kandydatów powinna być regularnie aktualizowana. Takie zachowanie pomaga w utrzymaniu świeżości bazy, a zarazem nadaje sens całemu procesowi.
Komunikacja z kandydatami
Warto pamiętać o regularnej komunikacji z kandydatami z bazy. Można wysyłać im aktualizacje dotyczące ofert pracy, newslettery z branży i zaproszenia na wydarzenia rekrutacyjne. Dzięki temu utrzyma się kontakt z kandydatami, a dodatkowo zwiększy szanse na przyciągnięcie ich do kolejnych rekrutacji.
Analiza danych
Przeszukując bazę kandydatów, bardzo istotne jest analizowanie danych, tak aby znaleźć odpowiednie osoby, które będą wpadać w kanon konkretnej organizacji. To może pomóc w lepszym dostosowaniu strategii rekrutacyjnej do potrzeb firmy.
Zabezpieczenie danych
Konieczna jest pamięć o ochronie danych osobowych kandydatów, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, takimi jak RODO. Każde złożone CV musi mieć na końcu zapis zgodny z obowiązującym prawem o ochronie danych osobowych, który tworzy kandydat.
Dodatkowe źródła rekrutacji
Poza gromadzeniem danych w bazie kandydatów, warto również aby zespół HR rozważył inne źródła rekrutacji, tj. social media, strony z ofertami pracy lub osobna zakładka rekrutacyjna na stronie przedsiębiorstwa.
Długoterminowe planowanie
Baza kandydatów to narzędzie długoterminowe. Istotne jest planowanie przez HR lub kierownictwo z szerszym wyprzedzeniem, w ten sposób można wykorzystywać bazę niejednokrotnie w przyszłości, aby ułatwić proces rekrutacji.
Podsumowanie
Baza kandydatów do pracy pomaga firmom co w konsekwencji przyczynia się oszczędzać czas i pieniądze, skuteczniej zarządzać procesem rekrutacji oraz budować trwałe relacje z potencjalnymi pracownikami. To narzędzie, które przyczynia się do bardziej efektywnego procesu rekrutacji i rozwoju firmy.