W momencie decyzji o otwarciu własnej firmy, istotne jest prawidłowe prowadzenie i przechowywanie danych pracowników. Z punktu widzenia prawa, pracodawca ma obowiązek przetrzymywania akt przez 50 lat! Rozporządzenia dotyczące akt pracowniczych są aktualizowane na bieżąco, z nowym rokiem pojawiły się nowe przepisy, z zakresu ich przechowywania.

Rozporządzenie w związku z przechowywaniem dokumentów pracowniczych

Rozporządzenie odpowiednich organów, z dnia 10.12.2018, mówi o obowiązku, zapewnienia przez pracodawcę godnych warunków do przechowywania dokumentów pracowniczych. Do pomieszczenia nie mogą mieć dostępu osoby nieupoważnione, a akta powinny być należycie zabezpieczone przed ewentualnym uszkodzeniem lub zaginięciem. W miejscu gromadzenia dokumentacji pracowniczej, według rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, musi być odpowiednia temperatura i wilgotność.

Problem z powyższą dyrektywą jest taki, że ciężko jest odczytać co kryje się pod stwierdzeniem odpowiedniej wilgotności i temperatury. Pomimo to, od stycznia 2020 roku przepis obowiązuje każdego pracodawcę.Według ustaleń, dokumenty papierowe powinny znajdować się w pomieszczeniach, gdzie wilgotność względna powietrza ma zakres od 45 do 60%, w ciągu 24h +/- 5%. Natomiast temperatura, powinna wynosić od 14 do 20 stopni Celsjusza, a maksymalne dobowe wahanie to 2 stopnie. Pracodawca ma też obowiązek kontrolowania temperatury i wilgotności, oraz ochrony dokumentów przed kurzem, pleśnią, gryzoniami, czy owadami. Niestosowanie się do zaleceń, jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Narzędzie RCP e – Pracownicy

W celu uniknięcia kłopotów związanych z papierowym przechowywaniem dokumentów, coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne teczki pracownicze. Takie rozwiązanie pozwala na wygodne i ekologiczne przechowywanie akt, przez krótszy okres – 10 lat. Moduł e – Pracownicy zaoszczędza czas i gromadzi wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu. Dokumenty są przechowywane online, a ryzyko zniszczenia jest zminimalizowane. E – teczki zmniejszają koszty generowania dokumentów, a w dziale HR praca przebiega sprawniej i efektywniej. Akta można przechowywać chronologicznie, baza danych jest czytelna, a dokumenty zawsze pozostają w niezmienionej formie. Dokumenty są przechowywane zgodnie z wersją tradycyjną, składają się z 4 części A, B, C i D. Procesy kadrowe w firmach są maksymalnie usprawnione, przebiegają szybko i sprawnie bez zbędnej papierologii.