Co się zmienia w dokumentacji pracowniczej w 2025 roku?

Od marca 2025 obowiązują zaktualizowane przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy muszą teraz przechowywać nowe dokumenty. Ustawodawca rozszerzył katalog dokumentów w części B o te związane z uzupełniającym urlopem macierzyńskim, a w części E – o dokumentację kontroli stanu trzeźwości i substancji psychoaktywnych.

Jak wygląda teraz struktura akt pracowniczych?

Akta osobowe podzielono na pięć różnorodnych części:

• A – dane rekrutacyjne i wstępne badania,
• B – dokumenty zawierające zatrudnienie i przebieg pracy (w tym teraz urlop macierzyński uzupełniający),
• C – zakończenie zatrudnienia,
• D – odpowiedzialność porządkowa,
• E – kontrola trzeźwości i obecności substancji psychoaktywnych.

Zgodnie z rozporządzeniem z grudnia 2018 z późniejszymi zmianami, dokumentacja musi być prowadzona tak, aby była poufna, integralna, kompletna i dostępna – niezależnie od formy.

Na co zwrócić uwagę prowadząc dokumentację w 2025 roku?

Przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej musisz pamiętać:

• jakie dokumenty trafiają do jakiej części teczki,
• odpowiedni czas przechowywania (10 lat dla pracowników zatrudnionych od 2019 roku),
• zagwarantowanie poufności i zabezpieczeń w związku z RODO.

Kontrola PIP może wymagać pokazania potwierdzenia informowania pracowników o procedurach – dokumentacja tych potwierdzeń jest teraz obowiązkowa.

Co zyskujesz, korzystając z e‑teczek?

Przede wszystkim oszczędność – nie potrzebujesz tyle przestrzeni archiwalnej, nie musisz drukować dokumentów. Następnie efektywność, z racji szybkiego dostępu, wyszukiwania i automatycznego przepływu dokumentów. Dodatkowo zgodność z prawem, którą kontroluje system oraz bezpieczeństwo, jakim jest szyfrowanie, regularne kopie zapasowe, kontrole dostępu na poziomie plików lub folderów.

Przechodząc na e-teczki, eliminujesz ryzyko zagubienia papierowego dokumentu i zapewniasz spójność archiwizacji.

Jak możesz krok po kroku wdrożyć e‑Teczki?

1. Zdefiniuj strukturę: na początku określ, które części akt pracowniczych będą prowadzone w systemie.
2. Skanuj dokumenty papierowe i zaaplikuj podpis kwalifikowany lub inne narzędzie poświadczające autentyczność.
3. Skonfiguruj dostęp pracowników i HR, ustaw automatyczne powiadomienia, polityki kopii zapasowych.
4. Przeprowadź szkolenie dla zespołu HR i pierwszych użytkowników. W systemie e‑Pracownicy gotowe moduły ułatwiają ten proces krok po kroku. Stopniowe wdrażanie (np. najpierw dla nowozatrudnionych) minimalizuje ryzyko i błędy.

UWAGA! Z myślą o dynamicznie zmieniających się potrzebach firm, pracujemy nad nowym systemem, który zautomatyzuje firmę w pełni – od planowania, poprzez rozliczanie, aż po integrację z działem księgowości. Na stronie producenta Varico, znajdziesz pierwsze informacje o tym rozwiązaniu!

Przeczytaj także: Co musisz wiedzieć przed urlopem wypoczynkowym?

Sekcja Q&A

1. Jakie nowe dokumenty trzeba przechowywać w dokumentacji pracowniczej od 2025 roku?

Należy przechowywać dokumenty uzupełniające urlop macierzyński w część B i dokumentację kontroli trzeźwości oraz obecności substancji psychoaktywnych w część E.

2. Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?

10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł, dla zatrudnienia od 1 stycznia 2019.

3. Czy można prowadzić dokumentację wyłącznie elektronicznie?

Tak, jeśli system zapewnia integralność, dostępność i zabezpieczenia zgodne z RODO. System Tangramo będzie spełniał te wymagania.

4. Co to jest część E akt osobowych?

Nowa część wprowadzona w 2023 – 2025, w której gromadzi się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i obecnością substancji psychoaktywnych.

5. Jak e‑teczki ułatwiają pracę działu HR?

System automatyzuje obieg dokumentów, przypomnienia o brakujących akta, umożliwia szybkie wyszukiwanie, a także co istotne daje dostęp pracownikom samodzielnie przez portal.

Źródła:

GOV.pl

Infor.pl

Artykuł Zmiany w dokumentacji pracowniczej w 2025 roku. pochodzi z serwisu e-Pracownicy.

Dlaczego warto postawić na e-teczki?

Elektroniczne teczki pracownicze (e-teczki) umożliwiają gromadzenie, przechowywanie i zarządzanie dokumentacją pracowniczą w formie cyfrowej. Jest to rozwiązanie, które zdobywa coraz większą popularność wśród firm, zarówno dużych korporacji, jak i z sektora MŚP. Wynika to nie tylko z wygody, ale także z obowiązujących przepisów prawa.

Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują zmienione przepisy Kodeksu pracy i rozporządzenia wykonawcze, które umożliwiają przechowywanie akt osobowych w formie elektronicznej. Oznacza to, że firmy mogą zrezygnować z archiwów papierowych na rzecz e-teczek, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów, takich jak zapewnienie integralności, autentyczności oraz dostępności danych.

E-teczki usprawniają wiele aspektów funkcjonowania działu kadr – od szybkiego wyszukiwania dokumentów, przez automatyzację obiegu pism, aż po bezpieczne udostępnianie danych odpowiednim osobom. Co więcej, zastosowanie takich rozwiązań pozwala zminimalizować ryzyko błędów ludzkich oraz zwiększyć efektywność pracy.

Najlepsze praktyki w zarządzaniu elektroniczną dokumentacją kadrową

Aby efektywnie zarządzać elektronicznymi teczkami, nie wystarczy jedynie wdrożenie systemu – kluczowe jest również wypracowanie odpowiednich procedur i standardów wewnętrznych. Oto najważniejsze obszary, które warto uwzględnić:

Spójna struktura teczek

Każda elektroniczna teczka pracownika powinna mieć jasno określoną strukturę, odpowiadającą częściom A, B i C akt osobowych (zgodnie z wymogami prawa).

Polityka dostępów

Należy ściśle określić, kto i w jakim zakresie ma dostęp do poszczególnych dokumentów. System powinien umożliwiać nadawanie uprawnień na poziomie dokumentu lub folderu.

Zabezpieczenia i kopie zapasowe

Elektroniczne teczki powinny być przechowywane na serwerach zapewniających szyfrowanie danych. Istotne jest tworzenie regularnych kopii zapasowych oraz planów odzyskiwania danych w razie awarii.

Automatyzacja procesów

Zautomatyzowane powiadomienia o kończących się umowach, badaniach lekarskich czy upływie okresów próbnych pozwalają z wyprzedzeniem podejmować działania.

Zgodność z przepisami

Niezbędne jest monitorowanie zmian w prawie pracy i aktualizacja procedur kadrowych. Elektroniczne teczki muszą spełniać wymogi RODO w zakresie przechowywania danych osobowych.

Przyszłość cyfrowej dokumentacji kadrowej

Jednym z innowacyjnych rozwiązań dostępnych na rynku w zakresie cyfrowej administracji kadrowej będzie system Tangramo. System ten wpisuje się w przyszłościowe podejście do zarządzania danymi kadrowymi, oferując zaawansowane funkcje elektronicznych teczek pracowniczych i integrację z innymi systemami HR i ERP.

System Tangram będzie różnił się modularną architekturą, co oznacza, że firma będzie mogła wdrożyć tylko te funkcjonalności, które są jej rzeczywiście potrzebne. Dzięki temu zarówno małe firmy, jak i duże organizacje znajdą w nim realne wsparcie w codziennej pracy. System pozwali na:

• tworzenie i zarządzanie e-teczkami w zgodzie z obowiązującymi przepisami,
• automatyczne generowanie dokumentów,
• integrację z systemami płacowo-kadrowymi,
• pełne bezpieczeństwo danych użytkowników.

Dodatkowo dzięki dostępności w chmurze, pracownicy działu HR będą mogli mieć dostęp do niezbędnych dokumentów z każdego miejsca, co bardzo ułatwi pracę zdalną oraz wspieranie nowoczesnych modeli zarządzania zasobami ludzkimi.

Obecnie działający system eRCP na rynku

W kontekście e-teczek warto również zwrócić uwagę na rozwiązania wspierające samych pracowników. Narzędzie e-Pracownicy to system, który umożliwia dostęp do dokumentów kadrowych z poziomu przeglądarki internetowej – w dowolnym czasie i miejscu.

Rozwiązanie to zmniejsza obciążenie działu HR, ułatwiając pracę każdemu pracownikowi. Co ważne, system spełnia wysokie standardy bezpieczeństwa, zapewniając zgodność z RODO i ochronę danych osobowych.

Podsumowanie

E-teczki to już nie przyszłość, lecz teraźniejszość zarządzania kadrami. Ich wdrożenie przynosi wymierne korzyści zarówno dla działów HR, jak i samych pracowników. Począwszy od oszczędności czasu, przez zwiększenie bezpieczeństwa danych, aż po usprawnienie procesów administracyjnych. Warunkiem skutecznego korzystania z tego narzędzia jest jednak odpowiednie przygotowanie organizacyjne i technologiczne. 

Nowoczesne systemy pokazują, że możliwe jest połączenie wysokiej funkcjonalności, zgodności z przepisami i komfortu użytkowania. Organizacje, które postawią na wprowadzenie e-teczek pracowniczych, zyskują nie tylko nowoczesne narzędzia, ale również przewagę konkurencyjną.
Przeczytaj także: Jak bezpiecznie korzystać z narzędzia RCP?

Artykuł E-teczki, czyli jak efektywnie zarządzać dokumentacją kadrową? pochodzi z serwisu e-Pracownicy.

Wprowadzenie do e-teczek i ich rola w organizacji

W dobie postępującej automatyzacji procesów w organizacjach, coraz więcej firm decyduje się na przeniesienie dokumentacji pracowniczej do formy elektronicznej. Elektroniczne teczki pracownicze, to nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia zarządzanie dokumentami HR w sposób efektywny, oszczędny i bezpieczny. 

Tradycyjna, papierowa forma teczek pracowniczych stopniowo ustępuje miejsca systemom cyfrowym, które nie tylko redukują potrzebę archiwizowania dużych ilości dokumentów, ale również ułatwiają dostęp do nich w dowolnym czasie i miejscu.

E-teczki są stworzone do gromadzenia, przechowywania i zarządzania dokumentacją związanych z zatrudnieniem m.in. umowy o pracę, aneksy czy certyfikaty. Dzięki wykorzystaniu cyfrowych narzędzi do zarządzania tymi danymi, organizacje zyskują nie tylko większą przejrzystość, ale również elastyczność w procesach HR.

Zmiana sposobu zarządzania dokumentacją pracowniczą

Przejście na e-teczki znacząco zmienia sposób, w jaki firmy zarządzają dokumentacją pracowniczą. Digitalizacja pozwala na szybki dostęp do dokumentów, co ma kluczowe znaczenie w codziennej pracy działów HR. W tradycyjnym modelu, aby uzyskać dostęp do dokumentów, konieczne jest przeszukiwanie fizycznych archiwów, co niejednokrotnie zajmuje wiele czasu i wiąże się z ryzykiem zagubienia dokumentów. Firmy, które decydują się na digitalizację, nie muszą już przechowywać stert papierów w dedykowanych archiwach, co zwalnia przestrzeń biurową i pozwala na bardziej efektywne zarządzanie zasobami firmy.

Elektroniczne teczki pracownicze wspierają też automatyzację wielu procesów HR, tj. monitoring terminów umów, szkoleń, badań okresowych czy zmian wynagrodzeń. Dzięki temu firmy mogą precyzyjnej zarządzać procesami kadrowymi, a pracownicy HR mają więcej czasu na bardziej strategiczne zadania, takie jak rozwój talentów w firmie czy budowanie kultury organizacyjnej.

Bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO

Jednym z kluczowych aspektów, który zyskuje na znaczeniu w przypadku e-teczek, jest bezpieczeństwo przechowywanych danych. Dokumentacja pracownicza zawiera wiele wrażliwych informacji, takich jak dane osobowe, wynagrodzenie, informacje zdrowotne czy dane kontaktowe, które muszą być chronione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Przechowywanie tych danych w formie cyfrowej, znacząco podnosi poziom ochrony w porównaniu do teczek papierowych, które mogą ulec zniszczeniu.

Zgodność z przepisami RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) to priorytet każdej firmy, która przechowuje dane pracowników. E-teczki, jako systemy cyfrowe, oferują szereg narzędzi, które wspierają realizację obowiązków wynikających z RODO. Pozwalają na ścisłe kontrolowanie dostępu do danych – dostęp do dokumentów mogą mieć jedynie uprawnione osoby, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu. Ponadto systemy te umożliwiają śledzenie operacji na dokumentach, co pozwala na weryfikację, kto i kiedy miał dostęp do konkretnych plików.

W kontekście RODO szczególnie ważna jest także możliwość szybkiego usunięcia danych po zakończeniu okresu ich przechowywania. E-teczki pozwalają na automatyzację tego procesu, co zapobiega sytuacjom, w których firma przechowuje dane pracowników dłużej, niż jest to dozwolone prawnie. Cyfryzacja dokumentów jest więc nie tylko krokiem w stronę większej efektywności, ale także narzędziem, które wspiera firmy w przestrzeganiu przepisów prawa.

Przepisy prawne regulujące e-dokumentację

Elektroniczne teczki pracownicze muszą działać w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa, zarówno krajowego, jak i unijnego. Regulacje dotyczące dokumentacji pracowniczej określone są w Kodeksie pracy, który precyzuje, jakie dokumenty muszą być gromadzone oraz jak długo. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi obecnie 10 lat, co jest zgodne z nowelizacją przepisów z 2019 roku.

Przepisy prawne dopuszczają prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, pod warunkiem, że system używany do zarządzania e-teczkami spełnia określone wymogi dotyczące bezpieczeństwa danych oraz trwałości przechowywanych informacji. Systemy muszą gwarantować, że dokumenty nie ulegną zmianie oraz że będą dostępne przez cały okres przechowywania.

Oprócz polskich przepisów, kluczowym aktem prawnym regulującym kwestie ochrony danych osobowych w dokumentacji pracowniczej jest wspomniane już RODO. Rozporządzenie to nakłada na pracodawców obowiązek wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, które zapewnią ochronę danych osobowych. Systemy do zarządzania e-teczkami muszą więc spełniać najwyższe standardy w zakresie bezpieczeństwa i ochrony prywatności, co jest kluczowe dla zgodności z przepisami.

System e-Pracownicy ma wbudowany moduł e-teczki oraz zapewnia pełną ochronę danych i wygodę pracy.

Sprawdź za darmo przez 7 dni jaką istotą rolę wniesie narzędzie RCP e-Pracownicy do Twojej firmy!

Podsumowanie

Elektroniczne teczki pracownicze to nie tylko nowoczesne narzędzie do zarządzania dokumentacją, ale również konieczność przy szybko rozwijającym się rynku pracy. Cyfryzacja dokumentów pracowniczych przynosi szereg korzyści, od oszczędności miejsca po zwiększenie bezpieczeństwa danych i zgodność z przepisami prawa. Organizacje, które decydują się na wdrożenie e-teczek, zyskują narzędzie, które wspiera długoterminową strategię rozwoju. 

Artykuł Elektroniczne teczki pracownicze – cyfrowa dokumentacja HR pochodzi z serwisu e-Pracownicy.

Elektroniczne wnioski urlopowe w Kodeksie Pracy

Kodeks Pracy nie reguluje szczegółowo wniosków o urlop. Pracodawca musi ustalić plan urlopów, zgodnie z którym urlopy są przydzielane. Właśnie w takim planie należy uwzględnić wszystkie wnioski urlopowe pracowników. Oczywiście drugim głównym czynnikiem branym pod uwagę musi być zachowanie normalnego toku pracy.

Przepisy Kodeksu Pracy nie wskazują formy, ani sposobu składania wniosków urlopowych. Nie znajdziemy tam także obowiązku złożenia takiego wniosku w formie papierowej. Pracodawcy muszą ustalić zasady dotyczące urlopów w wewnętrznych regulaminach. Elektroniczne wnioski urlopowe można więc bez problemu wprowadzić w każdej firmie.

Korzyści z elektronicznych wniosków urlopowych

Już w czasie pandemii przedsiębiorcy przenieśli wiele dokumentów na drogę elektroniczną, aby ograniczyć kontakt bezpośredni. Taka tendencja została z nami na dłużej. Oprócz braku fizycznego kontaktu niewątpliwie korzyścią takiego rozwiązania jest oszczędność papieru. Elektroniczne wnioski urlopowe zdecydowanie szybciej trafią do odpowiedniej osoby, a cały proces urlopowy będzie przeprowadzony dużo sprawniej. Automatyzacja zarządzania nieobecnościami zapewni oszczędność druku, a także miejsca do przechowywania. Wszystkie wnioski i dokumenty można przechowywać w chmurze, bez potrzeby zajmowania półek kolejnymi segregatorami.

Elektroniczny wniosek urlopowy – jak złożyć? Co musi zawierać?

W Kodeksie Pracy nie ma konkretnego wzoru, jak powinien wyglądać wniosek urlopowy. Ze względu na to, czego dotyczy powinien zawierać więc zakres dat, podstawowe dane, czy rodzaj nieobecności. W wybranym przez pracodawcę systemie każdy pracownik powinien mieć przypisane konto z jego niezbędnymi danymi i stanowiskiem. Dzięki temu sam proces urlopowy ogranicza się do kilku kliknięć bez wypełniania stałych informacji. Jak to działa za pomocą narzędzia e-Pracownicy?

1. Pracownik na swoim koncie zaznacza datę urlopu, jego rodzaj, opcjonalnie podaje powód i tym samym składa elektroniczny wniosek urlopowy przez system e-Pracownicy.
2. Pracodawca/przełożony otrzymuje powiadomienie mailowe i na swoim koncie akceptuje bądź odrzuca wniosek pracownika. Wnioski mogą być także akceptowane automatycznie.
3. Pracownik może przeglądać i anulować swoje elektroniczne wnioski urlopowe. Ma stały wgląd do wszystkich dokumentów i od razu widzi decyzję o rozpatrzeniu wniosku.

Dzięki takim rozwiązaniom, obie strony mają wgląd do dokumentacji, historii urlopowej i aktualnego salda urlopowego. Wszystko odbywa się bez zbędnych telefonów, maili, czy wizyt w dziale HR.

Czy elektroniczny wniosek urlopowy jest bezpieczny?

Wybór elektronicznego obiegu dokumentów musi być przemyślany i sprawdzony. System, z którego chcemy korzystać musi zapewniać bezpieczeństwo, czyli np. szyfrowanie danych. Narzędzie e-Pracownicy gwarantuje zabezpieczenie przed wyciekami danych. Wgląd do nich mają tylko upoważnione osoby, dzięki czemu zachowujemy zgodność z przepisami RODO. Archiwizacja online to dobry sposób na zachowanie i zabezpieczenie akt pracowniczych. 

Dzięki elektronicznym wnioskom urlopowym wszystkie dane mamy pod ręką i w jednym miejscu. Zarówno pracownicy i pracodawcy mogą sprawdzić kto aktualnie jest na urlopie, a kto w tym czasie pracuje. Obieg informacji jest zdecydowanie szybszy.

Zapytaj o rozwiązanie dla swojej firmy!

Artykuł Elektroniczny wniosek urlopowy. Czy jest zgodny z przepisami? pochodzi z serwisu e-Pracownicy.

1. Cena i ekologia

Niewątpliwą zaletą e-teczek jest cena przechowywania dokumentów. Zaczynając od najmniejszych firm dla których elektroniczne dokumenty pozwalają zaoszczędzić trochę pieniędzy, po duże firmy gdzie kwota ta staje się już naprawdę wysoka. Tradycyjne dokumenty papierowe wymagają zakupu papieru, tuszu oraz miejsca na przechowywanie. Taki sposób nie jest ekologiczny, a teraz każda firma powinna zwracać na to większą uwagę. Kolejnym aspektem, który przemawia za wyborem e-teczek pracowniczych jest archiwizacja dokumentów. Przy takiej formie przechowywania dokumentów możesz zapomnieć o segregatorach, teczkach czy zawalonych kartkami szafkach. Wszystko przechowujesz w chmurze.

2. Oszczędność czasu i miejsca

Istotną zaletą elektronicznego przechowywania dokumentów jest oszczędność czasu. Nie trzeba przekopywać się przez sterty zakurzonego papieru, aby znaleźć jeden druk. Wszystkie dokumenty masz w jednym miejscu. Pliki są posortowane automatycznie, a znalezienie danego formularza zajmuje parę sekund. Dzięki takim rozwiązaniom jak e-teczki pracownicy działu HR mogą poświęcić swój czas na wykonywanie ważnych obowiązków i rozwój firmy. Taka nowoczesna metoda pozwala zaoszczędzić także przestrzeń biurową. Elektroniczną dokumentację należy przechowywać jedynie 10 lat – przy tradycyjnej okres ten wynosił 50 lat.

3. Jednolita struktura akt.

Przeniesienie dokumentacji do wersji elektronicznej zapewnia jednolitą strukturę akt – dokumenty przypisane do konkretnego pracownika są uporządkowane zawsze w taki sam, zgodny z przepisami sposób. Dzięki jednolitej strukturze łatwiej odszukać odpowiedni plik. E-teczki pracownicze idealnie sprawdzą się w firmie każdej wielkości. Możesz sprawnie odnaleźć konkretny dokument za pomocą szybkiego sortowania. Pliki mogą być poukładane alfabetycznie, chronologicznie lub wg pracowników firmy. Wszystko zależy od potrzeb danego przedsiębiorstwa.

4. Bezpieczeństwo danych.

Każdy przedsiębiorca musi liczyć się z możliwością utraty dokumentów. Coraz częściej mamy do czynienia z cyberatakami, nie wspominając o zwykłym wylaniu kawy. Moduł do elektronicznego przechowywania dokumentów ma funkcję szyfrowania i zabezpieczania wrażliwych plików. Pracownicy nie muszą obawiać się o wyciek swoich danych osobowych, a pracodawca o atak na dokumentację firmową. 

Narzędzie e-pracownicy posiada wiele funkcji usprawniających pracę działu kadr. W łatwy sposób możesz zarządzać urlopami, szybko generować wnioski urlopowe i planować cały kalendarz. Twoja komunikacja z pracownikiem staje się szybsza i bardziej dostępna. Nie zapomnisz o ważnych datach dzięki automatycznym powiadomieniom. Całą dokumentację możesz przechowywać w jednym systemie – od zaświadczeń, po listy obecności i karty pracy.

Artykuł Zalety e-teczek w 2021 r. Elektroniczne przechowywanie dokumentów pochodzi z serwisu e-Pracownicy.

Porządek w segregatorach

Czasem zdarza się, że w istotnych dokumentach firmowych jest nie mały rozgardiasz, a co za tym idzie ciężej cokolwiek znaleźć. Też przez wymogi prawne, niekiedy dokumenty przez jakiś okres czasu muszą być archiwizowane, a cyklicznie pojawiają się nowe. Jest ich coraz więcej, a miejsca coraz mniej. Nie każdy od razu ochoczo decyduje się na przeniesienie wszystkich ważnych spraw do programu kadrowo-płacowego, ale i na to są rozwiązania. Wystarczy trochę chęci i organizacji miejsca, a praca stanie się łatwiejsza i przyjemniejsza. 

Bardzo istotne są dobrze skompletowane dodatki biurowe, które pomogą skutecznie segregować i archiwizować dokumenty. Odpowiednią ochronę i uporządkowanie pism i akt zapewnią polipropylenowe koszulki, bardzo wytrzymałe na uszkodzenia. Warto zwrócić uwagę, aby były one mocno przezroczyste, dzięki czemu nie ma potrzeby wyjmowania dokumentów. Innym skutecznym rozwiązaniem jest podział segregatorów na kolory, przy czym każdy z nich odpowiada za inny rodzaj papierów. Pozwoli to na szybkie i sprawne poruszanie się po wszelkich pismach przedsiębiorstwa. Gdy w danym segregatorze potrzeba jest podziału dokumentów, warto wykorzystać w tym celu zakładki indeksujące. Wykorzystanie samoprzylepnych etykiet i umieszczenie ich na segregatorze, również sprawdzi się bardzo dobrze. W łatwy sposób można określić wtedy zawartość danego segregatora, a dzięki temu nie trzeba intensywnie przeszukiwać papierów. Sposób z tego typu uporządkowaniem archiwum i bieżącą dokumentacją sprawdzi się podczas stacjonarnej pracy w biurze. Ponadto osoby, które nie lubią rozwiązań w chmurze, specjalnych programów, dysków oraz małe jednoosobowe firmy także często wybierają taką opcję. Jest ona prosta we wdrożeniu i mało kosztowna. 

Archiwum firmowe 

W przypadku już bardzo starych, prawie w ogóle nie używanych dokumentów ich utrzymanie w jakimkolwiek ładzie jest problematyczne. Przez brak miejsca, są bardzo często archiwizowane na zapleczu, w pomieszczeniach gospodarczych, a czasami nawet w kantynie pracowniczej. Kurz, wilgoć oraz niskie temperatury nie są sprzymierzeńcami dokumentów, więc łatwo je w złych warunkach uszkodzić. Po pogrupowaniu akt i innych papierów na mniej i bardziej wartościowe, warto zakupić porządne pudła kartonowe. Pozwoli to na odseparowanie i bezpieczne przechowanie nieużywanego archiwum, zachowując przy tym porządek. W Internecie łatwo znaleźć specjalne pudła archiwizacyjne, które wykonane są z wytrzymałego materiału, dzięki czemu dokumenty będą bezpieczne. Warto czasami zdecydować się na najprostsze i niedrogie rozwiązania, które wprowadzone w odpowiedni sposób ograniczą stertę niepotrzebnych papierów w biurze. 

Elektroniczne teczki pracownicze i akta osobowe

Problem z przechowywaniem tak wielu dokumentów zaczyna się w przypadku, gdy firma się rozrasta lub przechodzi na pracę zdalną. Wtedy warto zastanowić się, aby chociaż częściowo skorzystać z gotowych rozwiązań dostępnych na rynku. Gdy zostanie dobrane odpowiednie narzędzie wirtualne przechowywanie wielu akt stanie się faktem. W związku z powyższym zmniejszy się liczba niepotrzebnych dokumentów, które w łatwy sposób można znaleźć w komputerze. Lepiej jest przechowywać akta pracownicze w programie, aniżeli martwić się o dodatkowe miejsce w biurze. 

E- teczki sprawnie rozwiązują ten problem. Co więcej są to zabezpieczone i sprawdzone moduły, przez które wyciek jakichkolwiek dokumentów jest praktycznie niemożliwy. Oprócz archiwizacji dokumentów, przez system kadrowy możesz załatwiać sprawy urlopowe, sprawdzić obecność pracowników, generować karty pracy oraz dostawać powiadomienia przypominające o ważnych terminach. Moduł e-pracownicy dla HR posiada te wszystkie funkcjonalności i do minimum ogranicza papierologię w biurze. Sprawdzi się idealnie przy popularnej ostatnio pracy zdalnej, jak i w biurach, które nie mają pomysłu na sprawną organizację kadrową i HR-ową. 

Artykuł Skuteczna segregacja i archiwizacja dokumentów w biurze pochodzi z serwisu e-Pracownicy.

Rozporządzenie w związku z przechowywaniem dokumentów pracowniczych

Rozporządzenie odpowiednich organów, z dnia 10.12.2018, mówi o obowiązku, zapewnienia przez pracodawcę godnych warunków do przechowywania dokumentów pracowniczych. Do pomieszczenia nie mogą mieć dostępu osoby nieupoważnione, a akta powinny być należycie zabezpieczone przed ewentualnym uszkodzeniem lub zaginięciem. W miejscu gromadzenia dokumentacji pracowniczej, według rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, musi być odpowiednia temperatura i wilgotność.

Problem z powyższą dyrektywą jest taki, że ciężko jest odczytać co kryje się pod stwierdzeniem odpowiedniej wilgotności i temperatury. Pomimo to, od stycznia 2020 roku przepis obowiązuje każdego pracodawcę.Według ustaleń, dokumenty papierowe powinny znajdować się w pomieszczeniach, gdzie wilgotność względna powietrza ma zakres od 45 do 60%, w ciągu 24h +/- 5%. Natomiast temperatura, powinna wynosić od 14 do 20 stopni Celsjusza, a maksymalne dobowe wahanie to 2 stopnie. Pracodawca ma też obowiązek kontrolowania temperatury i wilgotności, oraz ochrony dokumentów przed kurzem, pleśnią, gryzoniami, czy owadami. Niestosowanie się do zaleceń, jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Narzędzie RCP e – Pracownicy

W celu uniknięcia kłopotów związanych z papierowym przechowywaniem dokumentów, coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne teczki pracownicze. Takie rozwiązanie pozwala na wygodne i ekologiczne przechowywanie akt, przez krótszy okres – 10 lat. Moduł e – Pracownicy zaoszczędza czas i gromadzi wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu. Dokumenty są przechowywane online, a ryzyko zniszczenia jest zminimalizowane. E – teczki zmniejszają koszty generowania dokumentów, a w dziale HR praca przebiega sprawniej i efektywniej. Akta można przechowywać chronologicznie, baza danych jest czytelna, a dokumenty zawsze pozostają w niezmienionej formie. Dokumenty są przechowywane zgodnie z wersją tradycyjną, składają się z 4 części A, B, C i D. Procesy kadrowe w firmach są maksymalnie usprawnione, przebiegają szybko i sprawnie bez zbędnej papierologii.

Artykuł Przechowywanie akt pracowniczych od 2020 roku. pochodzi z serwisu e-Pracownicy.

Papierowa dokumentacja to w dzisiejszym świecie nowych technologii zdecydowanie strata czasu i miejsca. Wirtualne przechowywanie akt podnosi poziom wygody codziennej pracy oraz zapewnia oszczędność czasu na wielu płaszczyznach. Obowiązek prowadzenia akt pracowników wymaga od pracodawcy dużej skrupulatności, a elektroniczne teczki z dokumentami znacznie usprawnią procesy kadrowe.

CYFROWA WERSJA AKT PRACOWNICZYCH

Dodatkowym atutem cyfrowej wersji dokumentacji jest okres jej przechowywania. Pracodawca zobligowany jest do przechowywania dokumentów papierowych pracownika przez 50 lat, natomiast w przypadku elektronicznych akt okres ten jest skrócony do 10 lat. Prowadzenie e-teczek pracowniczych to niezwykła poprawa jakości pracy działów kadr. Dzięki elektronicznej wersji, akta są bardziej dostępne dla pracowników, a czas wyszukiwania jest niewątpliwie dużo krótszy. Wszystkie dokumenty są bezpiecznie przechowywane online, zamiast zajmowania miejsca na półkach, co likwiduje ryzyko związane z ich zniszczeniem bądź zgubieniem. Archiwizacja online to gwarancja zabezpieczenia przed wyciekami danych pracowników.

WYGODA ZGODNA Z PRZEPISAMI

Od stycznia 2019 roku, pracodawcy mogą wybrać system akt pracowniczych realizowany wyłącznie w formie e-teczek. Takie rozwiązanie pozwala na zoptymalizowanie pracy działów kadrowych. Dokumenty pracowników zgodne są z wersją tradycyjną, papierową – składają się z czterech części (A, B, C i D):

• Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie – między innymi są to dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe czy świadectwa ukończenia szkół,
• Część B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia – przede wszystkim są to umowy o pracę oraz szkolenia podnoszące kwalifikacje pracownika,
• Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia – są to między innymi dokumenty dotyczące rozwiązania umowy, wypowiedzenia czy kopia świadectwa pracy,
• Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika kar – dokumenty dotyczące ponoszenia odpowiedzialności.

UPORZĄDKOWANA DOKUMENTACJA

Z perspektywy czasu e-teczki dają możliwość zmniejszenia kosztów generowania dokumentów firmy czy nakładów czasowych pracowników w dziale HR. Zaawansowany technologicznie system elektronicznej dokumentacji ułatwia pracę i umożliwia bezbłędne prowadzenie akt pracowniczych. Porządek zapewni również zgodność z najnowszymi przepisami prawnymi dotyczącymi RODO bądź przechowywania danych pracowników.

E-teczki to przyszłość zarządzania. Z wyjątkiem optymalizacji pracy działów kadrowych czy obniżenia kosztów, elektroniczne teczki przynoszą wiele korzyści:

• chronologiczne przechowywanie dokumentów,
• sprawny i wygodny dostęp do wszystkich informacji,
• oszczędność papieru i miejsca przeznaczonego na przechowywanie dokumentacji
• wysoka jakość przechowywania akt – nawet po wielu latach dokumenty pozostają w niezmienionej formie
• czytelna baza danych

Dzięki systemowi e-teczki cała dokumentacja związana z pracownikami nie będzie sprawiać problemu. Gotowe moduły znacząco usprawnią codzienne czynności, a wszystkie procesy kadrowe będą bardziej efektywne. Każdy dokument jest skrupulatny i bezpiecznie przechowywany. Wybierz ekologiczne rozwiązanie dla swoich kadr!

Artykuł E-Teczki – digitalizacja akt pracowniczych pochodzi z serwisu e-Pracownicy.